Kondisyon pou Konsève Rejis pou Komèsan ki Dwe Taks sou Lavant (Recordkeeping Requirements for Sales Tax Vendors)
Tax Bulletin ST-770-HAI (TB-ST-770-HAI)
Printer-Friendly Version (PDF)
Issue Date: Updated June 2, 2011
Entwodiksyon
Si ou anrejistre pou peye taks Eta New York sou lavant, ou se yon fidisyè Eta New York epi ou gen responsablite pou touche kantite lajan taks sou lavant ki kòrèk la nan men kliyan yo epi pou remèt taks ou touche a ansanm avèk deklarasyon taks amonize ou alè.
Lè ou se yon komèsan ki anrejistre pou peye taks sou lavant, ou gen obligasyon pou kenbe rejis egzat tout lavant ak acha ou fè yo. Si ou kenbe rejis detaye operasyon biznis ou sa ap ede ou prepare deklarasyon taks sou lavant ki egzat ak konplè. Rejis detaye yo ap sèvi tou kòm dokiman presizyon taks ou deklare yo si nou fè odit sou ou.
Menmsi bilten sa a pa bay yon lis konplè rejis ou dwe konsève, li bay yon apèsi sou rejis ak referans yo nan plis resous sou kondisyon pou konsève rejis.
Règ pou konsève rejis
Lè ou depoze yon deklarasyon taks sou lavant, deklarasyon dwe montre:
- lavant total la,
- lavant ki taksab yo,
- acha biznis lan fè ki depannde taks kote ou pa t peye taks ba vandè a,
- kredi (si genyen),
- taks sou lavant ak itilizasyon pou chak lokalite, ak
- nenpòt lòt taks espesyal ou dwe.
Tout rejis ou yo dwe gen dat, epi ou dwe konsève yo nan yon bon lòd. Rejis ou yo dwe bay ase detay pou detèmine sitiyasyon taksab apa pou chak lavant ak kantite lajan taks ou dwe ak touche. Avèk rejis ou yo, ou dwe kapab konekte yon lavant egzante pou yon achtè patikilye nan sètifika egzanpsyon ou genyen nan rejis pou lavant lan oswa achtè a. Si ou bay yon sètifika egzanpsyon lè ou fè yon acha, ou dwe konsève yon rejis acha a epitou ou dwe kapab pwouve itilizasyon egzante a.
Ki rejis pou konsève
Rejis lavant yo
Ou dwe kenbe rejis chak lavant, kantite lajan lavant lan, ak taks lavant lan sou lavant lan. Ou dwe konsève yon vrè kopi nan chak:
- fich lavant, bòdwo, resi, kontra, etadkont, oswa lòt memorandòm lavant;
- chèk kliyan, chèk kliyan otèl, resi nan admisyon yo tankou souch tikè, resi nan kotizasyon yo; epi
- riban kès ak nenpòt lòt dokiman orijinal lavant.
Si ou pa bay achtè a dokiman alekri, ou dwe konsève yon rejis detaye chak jou pou tout lavant ou fè an lajan kach oswa a kredi nan yon rejis oswa nan yon jounal sanblab. Mande kontab ou pou li ede ou si ou pa byen konnen kijan pou fè sa.
Si ou vann machandiz ak sèvis ki taksab epitou ki pa taksab, ou dwe idantifye ki atik ou vann ki depannde taks sou lavant ak ki atik ki pa sou bòdwo a oswa resi a. Pa egzanp, yon riban kès dwe endike chak atik ou vann avèk ase detay pou detèmine si ou dwe touche taks pou atik la. Ou dwe toujou endike kantite lajan total taks sou lavant ou dwe a apa sou nenpòt resi oswa bòdwo ou bay kliyan ou. Pou jwenn plis enfòmasyon, gade Bilten Fiskal Resi Taksab (Taxable Receipt) (TB-ST-860).
Si ou fè livrezon pwodui oswa sèvis pou yon kote ki pa espas biznis ou, ou dwe konsève rejis ki pwouve kote livrezon an te fèt. Yon règ espesyal aplike pou veyikil-a-motè, trelè, ak sèten bato. Pou jwenn plis enfòmasyon, gade Piblikasyon 750, Yon Gid pou Taks sou Lavant nan Eta New York (A Guide to Sales Tax in New York State).
Rejis acha
Ou dwe konsève rejis yo pou detèmine sitiyasyon taksab tout acha machandiz oswa sèvis. Rejis acha yo ta dwe gen ladan rejis ki gen pou wè ak:
- acha ou dwe peye taks leta ak/oswa taks lokal,
- acha pou revann (pa egzanp, envantè ak matyè premyè), ak
- acha ki egzante nan taks leta ak/oswa taks lokal pou rezon ki pa pou revant.
Rejis acha yo dwe jistifye tout depans ak frè ou peye pou byen ou vann yo. Rejis sa yo ta dwe montre acha biznis ou gen yon relasyon rezonab avèk lavant biznis ou.
Ou ta dwe konsève nenpòt lòt rejis oswa dokiman tou ki, dapre kalite biznis ou, ta nesesè pou pwouve ou te touche ak peye kantite lajan kòrèk taks ou dwe sou lavant ak itilizasyon.
Sistèm Pwent Lavant (Point-of-Sale, POS)
Yo itilize sistèm POS yo pou anrejistre lavant pou kliyan yon biznis. Nan anpil fason, sistèm POS yo ranplase yon kès tradisyonèl. Si biznis ou itilize yon sistèm POS, ou dwe konfòme ou avèk règ ak kondisyon ki endike nan seksyon sa a.
Lè w ap itilize sistèm POS yo, tout lavant ak tranzaksyon yo fèt nan yon sistèm enfòmatik. Sistèm nan anrejistre sa ou vann nan, pri lavant lan, ak kantite ou vann nan. Answit li kalkile kantite lajan kliyan an dwe peye a, ansanm avèk taks la, epitou li fè ou konnen konbyen lajan monnen ou dwe. Sistèm nan ta dwe anrejistre chak lavant epitou li ta dwe swiv tout tranzaksyon yo.
Rejis lavant sistèm POS ou dwe konsève
Chak rejis tranzaksyon POS dwe bay ase detay pou detèmine apa si chak lavant taksab epitou pou detèmine kantite lajan taks ou dwe ak touche. Enfòmasyon detaye ki obligatwa pou chak tranzaksyon lavant gen ladan, men pa sèlman:
- atik apa ou vann,
- pri lavant lan,
- taks ou dwe,
- nimewo bòdwo,
- dat lavant lan,
- metòd peman an, ak
- Nimewo tèminal POS ak nimewo tranzaksyon POS.
Ou ta dwe deziyen dokiman rezime yo yon fason pou ou ka idantifye detay ki souzantandi nan dokiman yo, tankou bòdwo ak bon, epitou yon fason pou ka mete disponib sou demann.
Ou dwe konsève nenpòt lòt rapò ak anèks ki gen pou wè ak preparasyon deklarasyon taks, epitou ou dwe mete yo disponib sou demann.
Rejis acha sistèm POS ou dwe konsève
Enfòmasyon detaye ki obligatwa pou chak tranzaksyon acha gen ladan, men pa sèlman:
- atik apa ou achte,
- dat acha a,
- pri acha a,
- non komèsan an,
- nimewo bòdwo,
- kantite total lajan ki nan bòdwo a,
- nimewo lòd acha a, ak
- metòd peman an.
Ou dwe konsève nenpòt sistèm envantè asosye tou, epitou ou dwe mete li disponib sou demann.
Ou dwe konsève nenpòt rapò, anèks oswa dokiman acha siplemantè ki konsilye lòt liv ak rejis, tankou jounal ach oswa rejis jeneral, epitou ou dwe mete yo disponib sou demann.
Pou konsidere rejis elektwonik yo konplè, yo dwe pèmèt konsilyasyon dirèk resi yo, bòdwo yo, ak lòt dokiman sous ki gen enfòmasyon nan liv ak rejis epi sou deklarasyon yon kontribiyab. Si konsilyasyon sa a pa posib, nou ka kwè rejis yo pa apwopriye pou pèmèt nou fè yon odit detaye, epitou nou ka itilize nenpòt lòt metodoloji odit (tankou yon echantiyonaj).
Kontwòl entèn sistèm POS
Itilizatè sistèm POS yo dwe konsève kontwòl entèn ki ka verifye pou asire presizyon ak reyalizasyon tranzaksyon ki anrejistre nan sistèm POS la.
Rejis yo dwe bay posiblite pou swiv nenpòt tranzaksyon pou retounen nan sous orijinal la oswa pou avanse nan yon total final.
Sa k ap lakòz nou fè odit yo gen ladan, men pa sèlman:
- nimewo tranzaksyon sekansyèl entèn;
- rejis tout aktivite tèminal POS yo; epi
- pwosedi pou konsidere sa ki anile, anilasyon, oswa lòt diferans nan nimewotasyon sekansyèl yo.
Sa ki lakòz nou fè odit sou POS oswa fonksyonalite koneksyon fèt pou aktive ak operasyonèl toutan, epi li dwe anrejistre:
- nenpòt ak tout aktivite ki gen pou wè ak lòt mòd operasyon ki disponib nan sistèm nan, tankou yon mòd fòmasyon; elatriye
- nenpòt ak tout chanjman ki nan konfigirasyon sistèm nan.
Si ou pa chanje sa ki lakòz nou fè odit POS oswa si ou pa aktive fonksyonalite koneksyon an ak pèfòmans fonksyon sa yo sa ap bay prèv yon mak kontwòl entèn nan sistèm POS la.
Ou dwe mete nenpòt ak tout dokiman ki dekri tretman done otomatize sistèm POS la disponib sou demann.
Pandan konbyen tan mwen dwe konsève rejis sa yo?
Ou dwe konsève tout rejis ou yo pandan omwen twazan apati dat ou dwe fè deklarasyon taks kote rejis yo asosye yo, oswa apati dat ou fè deklarasyon taks la, si se pita. Ou dwe mete rejis yo disponib pou Depatman Taks sou demann. Depatman Taks ka egzije ou pou konsève rejis yo pou yon peryòd tan ki pi long, tankou lè rejis yo demann yon odit, pwosè nan tribinal, oswa lòt pwosedi.
Si ou itilize yon sistèm POS epi sistèm ou pa gen kapasite konsèvasyon pou konfòme ou avèk peryòd konvèsasyon pandan twazan, ou dwe transfere, konsève ak gen disponib nan yon fòm ki sansib nan machin epi ki fasil pou nou fè odit sou li1 nenpòt done ou te retire nan sistèm POS la. Si ou chanje sistèm POS yo, ou dwe asire done ki nan ansyen sistèm nan transfere, konsève, ak disponib nan yon fòm ki sansib nan machin epi ki fasil pou nou fè odit sou li.
Konsèvasyon rejis yo sou fòm elektwonik
Si ou konsève rejis yo nan yon fòma elektwonik, tout kondisyon pou rejis nan papye aplike tou pou rejis ou kreye ak konsève sou fòm elektwonik. Ou dwe mete disponib rejis ou konsève nan yon fòma elektwonik pou Depatman Taks nan yon fòm elektwonik ki fasil pou li. Gade Piblikasyon 132, Odit nan Òdinatè — Gid ak Pwosedi pou Odit sou Taks sou Lavant (Computer-Assisted Audits — Guidelines and Procedures for Sales Tax Audits).
Lè nou konsidere rejis ou yo pa apwopriye
Nou ka konsidere rejis ou yo pa apwopriye si:
- yo pa verifye resi lavant yo,
- yo pa verifye si ou dwe peye taks sou lavant pou resi yo,
- yo pa bay detay chak tranzaksyon apa (rapò rezime ak rezime jounalye oswa riban "Z" yo pa ase),
- yo pa verifye sitiyasyon taksab acha ou yo,
- yo pa montre acha biznis ou asosye avèk lavant biznis ou,
- li pa posib pou fè yon odit okonplè avèk rejis yo,
- ou pa mete rejis ou yo disponib pou oditè a,
- yo pa nan yon fòm Depatman Taks kapab fè odit sou yo, oswa
- yon evalyasyon sistèm kontablite ou montre sistèm nan pa bay pwosedi kontwòl entèn ki asire presizyon ak reyalizasyon tranzaksyon ki anrejistre nan liv yo ak rejis yo (pa egzanp, mank bòdwo ki gen nimewo sekansyèl oswa chèk kliyan, oswa pa gen dat sou resi yo).
Konsekans rejis ki pa apwopriye
Si nou konsidere rejis ou yo pa apwopriye, ou ka:
- gen pou jwenn yon metodoloji odit estimasyon pou nou detèmine nenpòt taks siplemantè ou dwe,
- tonbe anba sanksyon ak enterè pou peye si nou jwenn ou dwe taks siplemantè,
- tonbe anba sanksyon kriminèl si ou te fè espre pou pa konsève rejis kòrèk, epi
- gen Certificate of Authority (Sètifika Otorizasyon) ou sispann oswa anile.
Gade Piblikasyon 131, Dwa ak Obligasyon Ou yo Anba Lwa sou Taks (Your Rights and Obligations Under the Tax Law), ak Bilten Fiskal Sanksyon konsènan Taks sou Lavant ak Itilizasyon (Sales and Use Tax Penalties) (TB-ST-805).
Lòt kondisyon pou konsève rejis pou sèten komèsan
Lòt kondisyon pou konsève rejis aplike pou komèsan yo nan biznis ki endike anba la yo:
- Boutik ki vann manje andetay ak lòt biznis ki aksepte koupon pou manje. Gade TSB‑M‑87(12)S, Egzanpsyon nan Taks sou Lavant sou Acha Manje ki Kalifye avèk Koupon pou Manje (Exemption from Sales Tax on Purchases of Eligible Food with Food Stamps).
- Pwomotè espektak ak amizman. Gade enfòmasyon ki kòmanse nan paj 40 Piblikasyon 750, Yon Gid pou Taks sou Lavant nan Eta New York (A Guide to Sales Tax in New York State).
- Founisè materyo. Gade Piblikasyon TSB-M-99(2)S, Founisè Materyo — Peye Lè yo Peye Ou(Materialmen — Pay When Paid ), ak Fòm ST-112, Aplikasyon Anyèl pou yon Founisè Materyo Remèt Taks sou Lavant Anba Chwa Peye Lè Yo Peye Ou (Annual Application for a Materialman to Remit Sales Tax Under the Pay-When-Paid Option).
- Operatè garaj pakin nan Manhattan Gade Fòm TP-832, Kondisyon Espesyal pou Operatè Garaj Pakin* ki nan Konte New York (Manhattan) yo Fè Pèmanan (Special Requirements for Parking Facility Operators* Located in New York County (Manhattan) Made Permanent).
Nòt: Yon Bilten Fiskal se yon dokiman ki bay anpil enfòmasyon epi ki la pou bay konsèy jeneral nan langaj senplifye sou yon sijè ki enterese kontribiyab yo. Yo egzat apati dat nou pibliye yo. Men, kontribiyab yo ta dwe konnen chanjman ki fèt annapre nan Lwa sou Taks oswa nan entèpretasyon li ka afekte presizyon yon Bilten Fiskal. Enfòmasyon nou bay nan dokiman sa a pa konsène chak sitiyasyon epi yo pa la pou ranplase lwa a oswa pou chanje siyifikasyon li.
1Fòm ki sansib nan machin epi ki fasil pou nou fè odit sou li vle di ou ta dwe konsève done yo nan yon fòma pifò biznis itilize epi ou pa ta dwe konsève ni prezante yo ba depatman an nan yon fòma ki fasil pou li sèlman avèk lojisyèl pwopriyetè a.
