Formulaire CMS-1, Demande de conférence de conciliation

• Une fois que le Bureau des services de conciliation et de médiation (BCMS) aura accepté une demande de conférence de conciliation, il vous attribuera un numéro CMS et vous enverra un accusé de réception dans un délai d'environ 10 jours à compter de la date de la demande. Ils contacteront également la division qui a émis l'avis et l'informeront que vous avez déposé une contestation.
• La division qui a émis l'avis pourrait vous contacter pour résoudre le problème avant qu’une conférence ne soit organisée. S'il ne peut pas être résolu par la division, le BCMS organisera une conférence. Vous recevrez un avis de rendez-vous par écrit au moins 30 jours avant la date prévue de la conférence.
• La pénalité et les intérêts continueront de s'accumuler pendant le processus d'appel. Vous pouvez payer le montant dû à tout moment pour arrêter l'accumulation et continuer votre contestation.
• Si vous avez un handicap et souhaitez demander que nous fournissions un arrangement raisonnable qui vous permettra de participer à une conférence de conciliation, veuillez appeler le Bureau de la diversité et de l'action positive (Office of Diversity and Affirmative Action) du département au 518-530-4650.

Vous pouvez assister à la conférence par vous-même ou nommer un représentant en remplissant une procuration (formulaire POA-1). Un représentant peut inclure un avocat autorisé à exercer dans l'État de New York, un expert-comptable dûment agréé pour exercer dans l'État de New York, un expert-comptable inscrit auprès du Département de l'éducation de l'État de New York, un agent inscrit et agréé à exercer auprès de l'Internal Revenue Service, ou un employé d'une société qui n'est pas un dirigeant. D'autres peuvent demander une autorisation spéciale au directeur du BCMS pour représenter un client.

• Vous devez apporter tous les documents et informations (y compris les déclarations de revenus fédérales et d'État) qui, selon vous, aideront à expliquer pourquoi la position du département est incorrecte. Veuillez noter que votre interlocuteur n'aura pas vu les documents que vous pourriez avoir soumis au département.
• Pour les évaluations délivrées aux couples mariés, un conjoint peut représenter les deux parties à la conférence. Cependant, les couples divorcés, séparés, ou qui ne vivent plus ensemble, doivent obtenir une procuration signée (formulaire POA-1) autorisant une personne à comparaître au nom de l'autre (ou de l’ancien) conjoint.

Un interlocuteur impartial dirigera la conférence, qui dure généralement moins de deux heures. Un représentant du département participera pour expliquer la position du département. Vous aurez alors l'occasion de poser des questions, d'expliquer votre position, et de soumettre des pièces justificatives.

Une fois que toutes les informations et preuves auront été présentées, l'interlocuteur tentera de régler le différend par médiation. Si la médiation échoue, l'interlocuteur rendra une décision. 

L'interlocuteur vous enverra une proposition de résolution sous la forme d'un Consentement :

• Si vous êtes d'accord avec le Consentement, signez-le et renvoyez-le dans les 15 jours pour mettre fin à votre processus d'appel formel. 
• Si vous n'êtes pas d'accord avec le Consentement, l'interlocuteur émettra une Ordonnance de conciliation. Cette ordonnance vous liera au département, à moins que vous ne déposiez une demande d'audience auprès de la Division des appels en matière d’impôt (Division of Tax Appeals).