Requisitos de presentación de declaraciones de impuestos sobre las ventas y el consumo (Filing Requirements for Sales and Use Tax Returns)

Tax Bulletin ST-275-SPA (TB-ST-275- SPA)

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Issue Date: Updated November 20, 2015

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Introducción 

Si está registrado en el estado de Nueva York para fines de impuestos sobre las ventas y el consumo, debe presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas y el consumo. Este boletín explica los requisitos para la presentación de declaraciones de impuestos sobre las ventas para contribuyentes trimestrales, trimestrales parciales (mensuales) y anuales, incluyendo el mandato de declaración electrónica. Si no está seguro que necesita registrarse para fines de impuestos sobre las ventas, consulte el Boletín de impuestos ¿Necesito registrarme para impuestos sobre ventas? (Do I Need to Register for Sales Tax?) (TB-ST-175). 

Mandato de declaración electrónica 

Los proveedores que cobran impuestos sobre las ventas deben presentar de forma electrónica sus declaraciones de impuestos sobre las ventas, si cumplen las tres condiciones siguientes: 

• preparan ellos mismos los documentos de impuestos, sin la ayuda de un profesional en impuestos;
• usan una computadora para preparar, documentar o calcular las declaraciones requeridas o están sujetos al mandato corporativo de presentación electrónica de impuestos; y
• tienen acceso a Internet con banda ancha. 

Usted puede presentar vía Web todas sus declaraciones y declaraciones complementarias de impuestos sobre las ventas, incluso: 

• declaraciones de impuestos sobre las ventas mensualmente, trimestralmente y anualmente
• Declarantes de PrompTax que presentan el Formulario ST-810
• declaraciones sin impuestos a pagar, enmendadas y finales
• Formulario ST-330, Registro de pago anticipado de impuestos sobre las ventas (Sales Tax Record of Advance Payment)
• Formulario AU-11, Solicitud de crédito o reembolso de los impuestos sobre las ventas o el consumo (Application for Credit or Refund of Sales or Use Tax) 

Deberá completar un proceso de registro de una sola vez antes de que pueda presentar declaraciones vía Web. Consulte Presentación vía web de la declaración de impuestos sobre las ventas (Sales Tax Web File) para obtener más información. 

Su declaración de impuestos sobre las ventas y el consumo 

Su declaración de impuestos sobre las ventas y el consumo es un resumen de la actividad de su negocio, que incluye: 

• ventas brutas;
• ventas no imponibles y exentas;
• ventas imponibles;
• compras o usos sujetos a impuestos;
• créditos que reclama en la declaración;
• impuestos sobre las ventas, impuestos sobre el consumo, y cualquier impuesto especial que usted recaudó o se le haya requerido recaudar; e
• información actualizada acerca de su negocio. 

La frecuencia con que deba presentar las declaraciones de impuestos sobre las ventas depende de la cantidad de sus ventas imponibles (y las compras sujetas a impuestos sobre el consumo) o de la cantidad de impuestos a pagar. Aun si su negocio no realizó ninguna venta o compra imponible durante el período de declaración, debe presentar su declaración de impuestos sobre las ventas y sobre el consumo antes de la fecha de vencimiento. 

La tabla a continuación resume qué formulario de impuestos sobre las ventas debe presentar. Los formularios y las declaraciones complementarias se explican con más detalle en las páginas siguientes de este boletín y en los enlaces que se proporcionan. 

PrompTax

 PrompTax es un programa electrónico de presentación y pago de impuestos que es obligatorio para ciertos negocios. El Departamento de Impuestos le notifica por correo si se le requiere participar. PrompTax es un programa reglamentario que exige que los proveedores de gran volumen que declaran impuestos sobre las ventas (por lo general, con obligaciones anuales por impuestos sobre las ventas y sobre el consumo mayores a $500,000) a que: 

• paguen impuestos electrónicamente siguiendo un calendario especial de pagos acelerados; y
• presenten una declaración de impuestos sobre las ventas y sobre el consumo que concilie todos los pagos correspondientes al trimestre fiscal anterior. 

Consulte PrompTax para obtener más información. 

De qué manera se determina inicialmente su frecuencia de presentación de declaraciones de impuestos 

Presentación anual de declaraciones de impuestos 

Se le clasificará automáticamente como un declarante anual cuando se registre para impuestos sobre las ventas, si: 

• indica que no tiene previsto pagar o cobrar ningún impuesto sobre las ventas ni sobre el consumo (por ejemplo, se le está registrando para que acepte certificados de exención), y
• describe su actividad principal de negocios como fabricante o distribuidor mayorista. 

La declaración anual, Formulario ST-101, Declaración anual de impuestos sobre las ventas y sobre el consumo local y del Estado de Nueva York (New York State and Local Annual Sales and Use Tax Return (), abarca el período del 1 de marzo al 28/29 de febrero. Puesto que las declaraciones de impuestos sobre las ventas por lo general se vencen dentro de los 20 días siguientes al final del período de declaración, las declaraciones anuales se vencen a más tardar el 20 de marzo de cada año. 

Declarantes trimestrales 

Si no califica para presentar sus declaraciones anualmente, se le clasificará como declarante trimestral cuando se registre por primera vez para fines de impuestos sobre las ventas. 

• Los períodos de declaración que están cubiertos por las declaraciones trimestrales son del 1 de marzo al 31 de mayo; del 1 de junio al 31 de agosto; del 1 de septiembre al 30 de noviembre; y del 1 de diciembre al 28/29 de febrero.
• Las declaraciones trimestrales vencen a más tardar 20 días después del fin del trimestre con el que se relacionan. 

Su frecuencia de presentación de declaraciones puede cambiar 

Su frecuencia de presentación de declaraciones puede cambiar con el tiempo, según la cantidad de sus ventas imponibles o de sus impuestos a pagar. Cuando cambie su frecuencia de presentación de declaraciones, la declaración correcta quedará automáticamente disponible cuando presente su declaración vía la Web. 

Trimestral a anual: si es declarante trimestral y el total de sus impuestos a pagar para los cuatro períodos trimestrales presentados más recientemente es $3,000 o menos, el Departamento de Impuestos puede volver a clasificarlo como declarante anual. El Departamento de Impuestos le notificará sobre el cambio. 

Anual a trimestral - Si actualmente usted declara impuestos anuales, y durante su período anual el total a pagar sobre las ventas y el consumo excede $3000, el Departamento de Impuestos lo puede reclasificar como declarante trimestral. El cambio a declarador de impuestos trimestral toma efecto el próximo período trimestral que sigue el período anual en el que su total de impuestos a pagar sobre las ventas y el consumo excede $3000. El Departamento de Impuestos le notificará sobre el cambio. 

Trimestral a trimestral parcial (mensual) - Si la cantidad combinada de sus ventas imponibles (y compras sujetas a impuestos sobre el consumo) durante cualquier trimestre es $300,000 o más, debe comenzar a presentar declaraciones mensuales. El cambio a estado de presentación mensual de declaraciones toma efecto en el primer mes que sigue al trimestre de impuestos sobre las ventas en el que sus transacciones imponibles equivalieron o excedieron $300,000. El Departamento de Impuestos le notificará sobre el cambio. 

Debe seguir presentando declaraciones mensuales hasta que sus ventas imponibles sean menos de $300,000 cada trimestre durante cuatro trimestres consecutivos. En ese momento, puede comunicarse con el Departamento de Impuestos para solicitar un cambio al estado de presentación trimestral de declaraciones. 

Nota: Si es distribuidor de combustibles para motores o de combustibles para motores diésel conforme al Artículo 12-A y ha vendido un total de 100,000 galones o más de combustibles para motores o combustibles para motores diésel (imponibles o no imponibles), debe presentar declaraciones mensuales a partir del primer mes del siguiente trimestre de impuestos sobre las ventas. Usted debe seguir presentando declaraciones mensuales hasta que sus ventas de productos de petróleo totalicen menos de 100,000 galones durante cuatro trimestres consecutivos, momento en el cual puede comunicarse con el Departamento de Impuestos para solicitar un cambio al estado de presentación trimestral de declaraciones. 

Otros formularios que posiblemente tenga que presentar 

Además de presentar la declaración principal, es posible que se le requiera completar una o más declaraciones complementarias que se usan para declarar ciertas transacciones. Deberá presentar las declaraciones complementarias A, B, CW, FR, H, N, P, T y W con su declaración de impuestos conforme a ciertas condiciones, según se describen a continuación: 

• Use la Declaración complementaria A para declarar impuestos y comprobantes imponibles provenientes de las ventas de alimentos y bebidas (comidas en restaurantes, comidas para llevar, etc.) y provenientes de ocupaciones de habitaciones de hoteles/moteles en el condado de Nassau o de Niágara, así como cargos por admisiones, cuotas de membresía en clubes y cabarets en el condado de Niagara. 
• Use la Declaración complementaria B, si: (1) proporciona servicios públicos no residenciales en ciertos condados en donde los distritos escolares o las ciudades imponen impuestos, (2) proporciona fuentes de energía residencial y servicios sujetos a impuestos locales, (3) es proveedor que presta los servicios antes indicados o factura a inquilinos conforme a un esquema de submedición, o 4) compró algo de lo anterior sin pagar impuestos sobre las ventas (conforme a autorizaciones de pagos directos, certificados de compra con exención o de otra manera). (Para obtener una lista de las tasas residenciales, consulte Publicación 718-R, Tasas de impuestos locales sobre las ventas y sobre el consumo correspondientes a fuentes y servicios de energía residencial (Local Sales and Use Tax Rates On Residential Energy Sources and Services)). 
• Use la Declaración complementaria CW para proporcionar información acerca de créditos que haya reclamado contra sus ventas o compras imponibles sujetas a impuestos sobre el consumo, en caso de que no esté sujeto al mandato de presentación electrónica de declaraciones (es decir, utilice solamente si presenta una declaración en papel.). 
• Use la Declaración complementaria FR, si realiza ventas minoristas de combustibles calificados para motores o combustibles para motores diésel de carretera, o bien, si declara impuestos sobre el consumo correspondiente al uso que hace usted de combustibles calificados para motores o para motores diésel de carretera tomados del inventario (consulte Publicación 718-F, Tasas de impuestos locales sobre las ventas y sobre el consumo correspondientes a combustibles calificados para motores, para motores diésel de carretera y biodiésel B20) (Local Sales and Use Tax Rates on Qualified Motor Fuel, Highway Diesel Motor Fuel, and B20 Biodiesel). 
• Use la Declaración complementaria H, si realiza ventas minoristas de ropa y calzado elegibles para exención de los impuestos locales y del Estado de Nueva York sobre las ventas y sobre el consumo (consulte Publication 718-C, Tasas de impuestos locales sobre las ventas y sobre el consumo correspondientes a ropa y calzado (Local Sales and Use Tax Rates on Clothing and Footwear)). 
• Use la Declaración complementaria N si proporciona ciertos servicios sujetos a impuestos sobre las ventas en la Ciudad de Nueva York, consulte el Boletín de impuestos Servicios personales diversos y ventas relacionadas en la Ciudad de Nueva York (Miscellaneous Personal Services and Related Sales in New York City) (TB-ST-575). Además, use la Declaración complementaria N-ATT, si es proveedor de servicios de estacionamiento en la Ciudad de Nueva York. 
• Use la Declaración complementaria P, en caso de que sea un proveedor registrado para efectuar pagos de PrompTax de impuestos sobre las ventas y sobre el consumo y no está sujeto al mandato de presentación electrónica de declaraciones de impuestos (es decir, usted presenta sus declaraciones en papel). 
• Use la Declaración complementaria T para declarar impuestos sobre las ventas a pagar sobre servicios telefónicos, servicios de contestación telefónica y servicios de telégrafo dentro de ciertos condados, distritos escolares y ciudades. 
• Use la Declaración complementaria W, si efectuó compras elegibles para el crédito de impuestos sobre las ventas y sobre el consumo para Empresas de una zona calificada como distrito empresarial (Qualified Empire Zone Enterprise, QEZE). Para obtener más información en la determinación de si cumple con las calificaciones, consulte Instrucciones para la Declaración complementaria trimestral W (Quarterly Schedule W Instructions). 

Cuándo presentar las declaraciones 

Las declaraciones de impuestos sobre las ventas por lo general deben presentarse a más tardar 20 días después del fin del período con el que se relacionan. Si no presenta su declaración de impuestos y paga cualesquiera impuestos a pagar en la fecha de vencimiento o antes, quedará sujeto a multas e interés. 

Multas e interés por incumplimiento en presentar declaraciones y pagar impuestos 

Si presenta su declaración de impuestos tarde, no paga la cantidad completa vencida, o ambos, usted adeuda multa e interés, y no puede reclamar ningún crédito por cobro de proveedores (consulte el Boletín de impuestos Crédito por cobro de proveedores (Vendor Collection Credit) (TB-ST-925)). La multa y el interés se calculan sobre la cantidad de los impuestos a pagar. La multa mínima por presentación tardía de declaraciones es $50, aun si no hay impuestos a pagar para el período de declaración. 

El interés se adeuda sobre cualquier cantidad no pagada cuando se vence y se acumula a partir de la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos hasta la fecha en que se paga el impuesto. El interés se calcula de forma compuesta diariamente y la tasa se puede ajustar trimestralmente. Puede usar la Calculadora de multas e intereses (Penalty and Interest Calculator) en línea para determinar la cantidad de la multa y los intereses adeudados. Además, es posible que apliquen varias sanciones civiles y penales si no cumple con sus responsabilidades de cobrar y remitir los impuestos sobre las ventas (consulte el Boletín de impuestos Multas aplicables a impuestos sobre las ventas y sobre el consumo) (Sales and Use Tax Penalties (TB-ST-805)). 

Nota:  Un Boletín de impuestos es un documento diseñado para proveer una guía general a los contribuyentes en términos simplificados sobre un tema de su interés. Se lo considera preciso a partir de la fecha en que se emite. Sin embargo, los contribuyentes deben estar conscientes de que los cambios posteriores en la Ley Tributaria o su interpretación pueden afectar la exactitud del Boletín de impuestos. La información suministrada en este documento no cubre todas las situaciones y no tiene previsto reemplazar la ley ni cambiar su significado.

Referencias y otra información útil 

Ley Tributaria:  Secciones 1136, 1137, 1142, 1145, 1801 y 1817 

Reglamentos:  Secciones 533.3, 533.4 y 536.1 

Publicaciones:  
Publicación 20, Guía fiscal del Estado de Nueva York para nuevas empresas (New York State Tax Guide For New Businesses)
Publicación 718, Tasas de impuestos sobre las ventas y sobre el consumo del Estado de Nueva York según jurisdicción (New York State Sales and Use Tax Rates by Jurisdiction)
Publicación 718-C, Tasas de impuestos locales sobre las ventas y sobre el consumo correspondiente a ropa y calzado (Local Sales and Use Tax Rates on Clothing and Footwear)
Publicación 718-F, Tasas de impuestos locales sobre las ventas y sobre el consumo correspondientes a combustibles para motores, combustibles para motores diésel de carretera y biodiésel B20 (Local Sales and Use Tax Rates on Qualified Motor Fuel, Highway Diesel Motor Fuel, and B20 Biodiesel)
Publicación 718-R, Tasas de impuestos locales sobre las ventas y sobre el consumo correspondientes a fuentes y servicios de energía residencial (Local Sales and Use Tax Rates On Residential Energy Sources and Services)
Publicación 750, Guía para impuestos sobre las ventas en el Estado de Nueva York (A Guide To Sales Tax In New York State) 

Boletines: 
¿Necesito registrarme para los impuestos sobre las ventas? (Do I Need to Register for Sales Tax?) (TB-ST-175)
Servicios personales varios y ventas relacionadas en la Ciudad de Nueva York (Miscellaneous Personal Services and Related Sales in New York City) (TB-ST-575)
Sanciones aplicables a impuestos sobre las ventas y sobre el consumo (Sales and Use Tax Penalties) (TB-ST-805)
Crédito por cobro de proveedores (Vendor Collection Credit) (TB-ST-925)