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Department of Taxation and Finance

Publicación 130-F, La auditoría fiscal del Estado de Nueva York – Sus derechos y responsabilidades

El Departamento de Impuestos y Finanzas (Department of Taxation and Finance) realiza auditorías para verificar que los contribuyentes hayan pagado la cantidad correcta de impuestos. Durante la auditoría, es posible que deba proporcionarle al auditor todos los registros necesarios para verificar la información que informó en su declaración. Dependiendo del tipo de declaración que se audite, esto puede incluir una evaluación de sus ingresos, recibos, gastos, créditos y otros registros comerciales.

Estándares de auditoría profesional (Professional audit standards)

Las auditorías se realizan de acuerdo con los estándares de auditoría profesional por un auditor del Departamento de Impuestos (Tax Department) que conozca los procedimientos generalmente aceptados sobre contabilidad y técnicas de auditoría.

Para evitar conflictos de interés, el auditor no puede tener ninguna relación personal con el contribuyente, la familia del contribuyente o los empleados del contribuyente (en caso de una auditoría empresarial). Además, el auditor no puede tener ningún interés personal o financiero en una empresa que esté siendo auditada.

Durante el transcurso de una auditoría, tiene derecho a recibir un trato justo, cortés y profesional. Si en cualquier momento durante la auditoría usted considera que estos estándares o cualquiera de sus derechos está siendo violados, debe comunicarse de inmediato con el supervisor del auditor.

Para informar acusaciones de conducta indebida fraudulenta de un empleado, comuníquese con la Oficina de Asuntos Internos por teléfono al 518-451-1566 o por correo a:

NYS TAX DEPARTMENT
OFFICE OF INTERNAL AFFAIRS
W A HARRIMAN CAMPUS
ALBANY NY 12227-0811

Si no va a utilizar el Servicio Postal de Estados Unidos, consulte la Publicación 55, Designated Private Delivery Services [Servicios de entrega privada designados].

Privacidad y confidencialidad (Privacy and confidentiality)

La Ley Tributaria del Estado de Nueva York generalmente establece un plazo de prescripción de tres años para las auditorías tributarias, más allá del cual el Departamento de Impuestos (Tax Department) no puede realizar auditorías sin su consentimiento por escrito. Sin embargo, el plazo de prescripción no se aplica a ningún período durante el cual usted no presentó una declaración, no informó cambios federales o presentó una declaración falsa o fraudulenta para evadir impuestos. Para más información, visite nuestro sitio web (consulte Need help? [¿Necesita ayuda?]).

Privacidad y confidencialidad (Privacy and confidentiality)

Tiene derecho a saber por qué le pedimos cierta información, cómo usaremos la información y las consecuencias de no suministrar la información. La Ley Tributaria nos prohíbe revelar información obtenida de una declaración de impuestos o durante una auditoría a cualquier persona no autorizada. Sin embargo, la Ley Tributaria nos permite compartir su información fiscal con el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y otras agencias gubernamentales, dentro de estándares definidos de confidencialidad y reciprocidad. Para más información, consulte Privacy and confidentiality (Privacidad y confidencialidad).

Representación (Representation)

Puede contratar representación en cualquier momento durante una auditoría o suspender una reunión o entrevista en cualquier momento para obtener representación. La persona que lo represente deberá estar debidamente autorizada por usted Formulario POA-1, Poder Notarial (Form POA-1, Power of Attorney) para actuar en su representación.

Los exempleados del Departamento de Impuestos no pueden representar a los contribuyentes ante el departamento por un período de dos años después de que dejen el departamento. (Sujeto a algunas restricciones, los exempleados pueden representar a contribuyentes ante la División de Apelaciones de Asuntos Tributarios independientes durante este período de dos años). Los exempleados tienen permanentemente prohibido representar a contribuyentes en asuntos en los que estuvieron involucrados durante el período de su empleo.

Grabación de audio (Audio recording)

Puede grabar en audio cualquier entrevista en persona, pero debe enviarnos una notificación con antelación. La grabación deberá hacerla cubriendo los gastos y con su propio equipo. También tenemos derecho de grabar cualquier entrevista en persona, previa notificación.

La auditoría de campo (The field audit)

En general, programamos las auditorías de campo con al menos 15 días de anticipación para darle tiempo de recopilar los registros necesarios. Cuando sea seleccionado para una auditoría de campo, un auditor se comunicará con usted para programar la cita inicial. Recibirá una carta confirmando la cita y describiendo los libros y registros que debe poner a disposición. Para una auditoría comercial, la mayoría de las citas se realizarán en su establecimiento comercial.

En general, programamos las auditorías de campo con al menos 15 días de anticipación para darle tiempo de recopilar los registros necesarios. Cuando sea seleccionado para una auditoría de campo, un auditor se comunicará con usted para programar la cita inicial. Recibirá una carta confirmando la cita y describiendo los libros y registros que debe poner a disposición. Para una auditoría comercial, la mayoría de las citas se realizarán en su establecimiento comercial.

Conferencia de apertura (Opening conference)

En su reunión inicial (llamada conferencia de apertura), el auditor

  • Explicará el enfoque y procedimientos de la auditoría,
  • Explicará el proceso de auditoría y
  • Resumirá sus derechos de presentar reclamos y apelación.

Aproveche esta reunión para hacer todas las preguntas que tenga sobre sus derechos y responsabilidades durante la auditoría.

Métodos de auditoría (Audit methods)

Existen varios métodos para realizar auditorías. Podemos realizar:

  • una auditoría detallada,
  • una auditoría que involucre un período de prueba, o,
  • una auditoría que involucre un método de muestreo estadístico.

El método elegido por un auditor dependerá de muchas variables como el tipo de impuesto, la precisión y disponibilidad de los registros, y el tamaño y complejidad de una empresa.

Además, el alcance de una auditoría puede ampliarse y completarse como una auditoría fiscal múltiple.

Si los hallazgos preliminares de la auditoría tienen como resultado un efecto material en la declaración de otro impuesto, podemos remitir los hallazgos a otra especialidad fiscal en cualquier momento durante el proceso de auditoría. Podemos utilizar ajustes de auditoría de una especialidad fiscal como base para recalcular el impuesto en otra, dependiendo de los hechos y circunstancias del caso.

Período y duración de la auditoría (Audit period and duration)

Una auditoría, por lo general, cubre un período de tres años y puede tomar desde unos días hasta un año o más para terminar. La duración depende de la complejidad de las declaraciones a auditar y de la disponibilidad oportuna, integridad y precisión de sus registros.

Hallazgos de la auditoría (Audit findings)

Si determinamos que no es necesario hacer cambios, le enviaremos una carta que exprese que no se harán cambios en su declaración, solicitud de reembolso o documentos.

Si hay cambios, el auditor presentará copias de los papeles de trabajo de la auditoría y explicará los hallazgos, así como los métodos y procedimientos utilizados en la auditoría, en términos sencillos y no técnicos. Los hallazgos pueden incluir:

  • cambios recomendados en las prácticas contables para corregir errores de contabilidad encontrados durante la auditoría,
  • una explicación de la interpretación adecuada de la Ley Tributaria en áreas en las que se cometieron errores,
  • un aviso de impuestos adicionales adeudados, o
  • un aviso de reembolso pendiente.

Le daremos un plazo razonable para revisar los hallazgos de la auditoría. El auditor luego analizará cualquier información adicional que usted presente y, si corresponde, revisará y presentará nuevamente los papeles de trabajo.

Si la auditoría resulta en un reembolso, el auditor proporcionará cualquier asistencia que pueda requerir.

Si está de acuerdo (If you agree)

Si está de acuerdo con los hallazgos de la auditoría, le pediremos que firme la propuesta y se la devuelva al auditor con el pago total (payment).

Si debe dinero, pero no puede pagar la totalidad del monto inmediatamente, puede ser elegible para un acuerdo de pago fraccionado (installment payment agreement), lo que le permitirá repartir sus pagos en un cierto plazo. Sin embargo, los intereses (y posibles multas) seguirán acumulándose en el saldo deudor.

Si no está de acuerdo (If you disagree)

Si no está de acuerdo con los hallazgos de la auditoría, indique su desacuerdo en la propuesta y devuélvala al auditor. Si es necesario, puede solicitar conferencias adicionales con el supervisor del auditor.

Si sigue estando en desacuerdo con los hallazgos de la auditoría, le enviaremos un Aviso de Determinación o un Aviso de Deficiencia para los impuestos adeudados. En este punto puede apelar los hallazgos de la auditoría a través de la Oficina de Servicios de Conciliación y Mediación (Bureau of Conciliation and Mediation Services) o la División de Apelaciones de Asuntos Tributarios (Division of Tax Appeals). En general, debe presentar su apelación dentro de los 90 días siguientes a la fecha de emisión del aviso. (Consulte Su derecho a presentar un reclamo por una acción tomada por el Departamento de Impuestos, a continuación.) Consulte el aviso que recibió para conocer el límite de tiempo aplicable. Debe presentar una apelación por escrito, incluso si anteriormente ha escrito al departamento e impugnado la posición tomada en la propuesta.

Multas e intereses (Penalties and interest

Las tres razones más comunes de las multas son:

  • presentar tarde una declaración,
  • impuestos atrasados
  • pago insuficiente del impuesto estimado.

Puede evitar multas e intereses (penalties and interest) presentando sus declaraciones de impuestos y pagando la cantidad correcta de impuestos a tiempo.

Las multas por presentar tarde la declaración de impuestos y por impuestos en mora por lo general están basadas en el monto del impuesto atrasado. Sin embargo, existen varias sanciones por presentar tarde la declaración, incluso si no adeuda impuestos.

Ya sea que esté de acuerdo o en desacuerdo con los impuestos, intereses o multas, tanto los intereses como las multas se seguirán agregando al monto adeudado hasta que recibamos el pago completo. Para más información, consulte Penalties and interest (Multas e intereses).

Reclamo de reembolsos (Claims for refund)

La mayoría de los contribuyentes normalmente asocian los reembolsos de impuestos con un sobrepago de retención o impuesto estimado. Sin embargo, después de presentar una declaración original, es posible que se dé cuenta de que pasó por alto un crédito, una deducción o una exención. Para algunos tipos de impuesto, debe presentar una declaración corregida para reclamar reembolsos. Para otros tipos de impuestos, debe presentar un reclamo de reembolso acompañado de documentación que justifique el pago erróneo o sobrepago de los impuestos. Para más información, consulte Need help? (Necesita ayuda?)

Si ajustamos o rechazamos el reembolso que solicita, le enviaremos un aviso por escrito para explicarle los derechos que pueda tener para presentar un reclamo. Si no está de acuerdo con el ajuste o rechazo de un reembolso, puede presentar información adicional para justificar su posición. Si aún está en desacuerdo después de nuestra revisión, puede protestar en la Oficina de Servicios de Conciliación y Medicación (Bureau of Conciliation and Mediation Services) o la División de Apelaciones de Asuntos Tributarios (Division of Tax Appeals). (Consulte Su derecho a presentar un reclamo por una acción tomada por el Departamento de Impuestos, a continuación.) Sin embargo, tenga en cuenta que si ha recibido un documento que especifica el límite de tiempo para protestar nuestra determinación ante la Oficina de Servicios de Conciliación y Medicación (Bureau of Conciliation and Mediation Services) o la División de Apelaciones de Asuntos Tributarios (Division of Tax Appeals), su tiempo para solicitar dicha revisión no se extiende por ninguna correspondencia o contacto adicional con nosotros.

Para más información, consulte Claims for refund (Reclamo de reembolsos).

Protestar un aviso del departamento (Protest a department notice)

Si no está de acuerdo con alguna acción que hayamos tomado, puede protestar presentando el Formulario CMS-1 (Form CMS-1), Solicitud de Conferencia de Conciliación para una conferencia ante la Oficina de Servicios de Conciliación y Mediación (Bureau of Conciliation and Mediation Services) o presentando el formulario TA-100 (Form TA-100), Petición para solicitar una audiencia de apelación con la División de Apelaciones de Asuntos Tributarios (Division of Tax Appeals).

Usted debe presentar la solicitud o petición en un plazo específico a partir de la fecha en la que el Departamento de Impuestos le envió por correo la notificación de su acción. Consulte el aviso que recibió para conocer el límite de tiempo aplicable. Estos plazos límite los establece la Ley Tributaria y no pueden extenderse. Si envía por correspondencia su solicitud o petición, recomendamos que use correo certificado o registrado.

Puede comparecer en representación de usted mismo o tener un representante legal que presente su caso para someterlo a revisión. Un representante legal debe tener un poder notarial de su parte Formulario POA-1 (Form POA-1).

No tiene derechos de audiencia de pago anticipado si debe impuestos, intereses o multas debido a:

  • errores matemáticos o administrativos en una declaración,
  • cambios hechos a su declaración federal por parte del IRS
  • falta del pago total o parcial del impuesto adeudado según aparece en su declaración.

Conferencia de conciliación (Conciliation conference)

Una conferencia de conciliación es una manera más rápida y económica de resolver los reclamos sin una audiencia. La conferencia se realiza de manera informal un conferencista de conciliación que revisará toda la evidencia presentada para determinar un resultado justo. Después de la conferencia, el conferencista le enviará una propuesta de solución en forma de laudo conciliatorio. La orden de conciliación es vinculante a menos que presente una petición, Formulario TA-100 (Form TA-100), ante la División de Apelaciones de Asuntos Tributarios (Division of Tax Appeals). Consulte la información que recibe con la orden para conocer el límite de tiempo aplicable para presentar la solicitud.

Las conferencias de conciliación no están disponibles para distribuidores, transportistas importadores, operadores de terminales o negocios petroleros en los casos en los que el asunto tratado es un aumento de una fianza u otro depósito de seguridad. Solo la División de Apelaciones de Asuntos Tributarios (Division of Tax Appeals) puede ocuparse de estos asuntos.

Para más información, consulte Conciliation conference (Conferencia de conciliación).

Audiencia de apelaciones de asuntos tributarios (Tax Appeals hearing)

Para solicitar una audiencia de apelaciones de asuntos tributarios, debe presentar el Formulario TA-100 (Form TA-100) ante la División de Apelaciones de Asuntos Tributarios (Division of Tax Appeals). Debe indicar por escrito las acciones específicas del Departamento de Impuestos por las que reclama.

La audiencia es un procedimiento contencioso ante un juez administrativo imparcial. Se informará de manera estenográfica. Después de la audiencia, el juez administrativo emitirá una determinación que decidirá de manera definitiva el asunto en disputa, a menos que usted o el Departamento de Impuestos solicite una revisión de la decisión tomada por el Tribunal de Apelaciones de Asuntos Tributarios. Si eso sucede, el Tribunal:

  • revisará el registro de la audiencia y cualquier otro argumento adicional oral o escrito y
  • emitirá una decisión afirmando, revocando o modificando la determinación del juez administrativo, o
  • remitirá el asunto de vuelta al juez administrativo para otra comparecencia.

Una solicitud de formularios de petición y de las reglas no se considera la solicitud de una petición para una audiencia para fines de los límites de plazo y no extiende los plazos límite para presentar una petición.

Revisión del tribunal: Si no está de acuerdo con la decisión del Tribunal de Apelaciones de Asuntos Tributarios, puede solicitar una revisión del tribunal. Existen plazos limite dentro de los cuales puede apelar a una revisión del tribunal (por lo general, en un período de cuatro meses desde que el Tribunal de Apelaciones de Asuntos Tributarios le presente el aviso de la decisión, a través del correo certificado o servicio personal). Para algunos impuestos, deberá pagar el impuesto, interés y multa, o depositar una fianza por este monto, más los costos del tribunal, cuando presente una apelación para someterla a revisión por parte del tribunal.

Opción de reclamos menores: Si el monto disputado se encuentra dentro de los límites monetarios establecidos por las Reglas de procedimiento y procesales del Tribunal de Apelaciones de Asuntos Tributarios, puede elegir que su audiencia se realice en la Unidad de reclamos menores (Small Claims Unit) de la División de Apelaciones de Asuntos Tributarios (Division of Tax Appeals). Un funcionario imparcial llevará a cabo la audiencia de reclamos menores. La decisión del funcionario es concluyente y no está sujeta a revisión por parte de ninguna otra unidad en la División de Apelaciones de Asuntos Tributarios (Division of Tax Appeals), del Tribunal de apelaciones de asuntos tributarios ni de cualquier tribunal del Estado.

El Formulario TA-100 (Form TA-100) y las Reglas de procedimiento y procesales del Tribunal de Apelaciones de Asuntos Tributarios están disponibles en el sitio web de la División de Apelaciones de Asuntos Tributarios (Division of Tax Appeals) www.dta.ny.gov. También puede solicitarlos llamando al 518-266-3000, o escribiendo a: División de Apelaciones de Asuntos Tributarios (Division of Tax Appeals), Agency Building 1, Empire State Plaza, Albany NY 12223.

Necesita ayuda? (Need help?)

Visite nuestras páginas de ayuda (Help) para obtener más información.

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