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Department of Taxation and Finance

Pubblicazione 130-F, La verifica ispettiva dello Stato di New York – diritti e responsabilità

Il Dipartimento delle imposte e finanze (Department of Taxation and Finance) svolge verifiche ispettive per controllare che i contribuenti abbiano corrisposto l’importo corretto di imposte. Durante la verifica ispettiva, potrebbe essere tenuto/a a fornire al revisore contabile qualsiasi documento sia necessario per controllare le informazioni da lei riportate sulla sua dichiarazione. In base al tipo di dichiarazione sottoposta a verifica ispettiva, questo può comportare un controllo di reddito, ricevute, spese, crediti e altri documenti aziendali.

Professional audit standards (Standard professionali delle verifiche ispettive)

Le verifiche ispettive si svolgono ai sensi degli standard professionali del settore, da parte di un revisore contabile del Dipartimento fiscale (Tax Department) che conosce le procedure di contabilità e le tecniche ispettive generalmente accettate.

Per evitare eventuali conflitti di interesse, il revisore contabile non può avere alcun tipo di rapporto personale con il contribuente, i familiari del contribuente o i dipendenti del contribuente (in caso di verifica ispettiva di un’attività commerciale). Inoltre, il revisore contabile non deve avere alcun tipo di interesse personale o finanziario in un’attività sottoposta a verifica.

Per tutto il corso di una verifica ispettiva, lei ha il diritto di ricevere un trattamento equo, cortese e professionale. Se, in qualsiasi momento della verifica ispettiva, ritiene che questi standard o uno qualsiasi dei suoi diritti siano violati, deve contattare immediatamente il supervisore del revisore contabile.

Per segnalare accuse di condotte inappropriate e fraudolente da parte di un dipendente, contatti l’Ufficio degli affari interni (Office of Internal Affairs) telefonicamente al numero 518‑451‑1566, o per posta all’indirizzo:

NYS TAX DEPARTMENT
OFFICE OF INTERNAL AFFAIRS
W A HARRIMAN CAMPUS
ALBANY NY 12227-0811

Se non usufruisce dei servizi di U.S. Mail, consulti la “Pubblicazione 55, Servizi di spedizione privati designati” (Publication 55, Designated Private Delivery Services).

Statute of limitations (Termini di prescrizione)

La normativa fiscale dello Stato di New York in genere pone un termine di prescrizione di tre anni alle verifiche ispettive fiscali, oltre il quale il Dipartimento fiscale non può effettuare una verifica ispettiva senza il suo consenso scritto. I termini di prescrizione non si applicano, tuttavia, ai periodi durante i quali non ha presentato una dichiarazione, non ha segnalato modifiche federali o ha presentato una dichiarazione falsa o fraudolenta con l’intenzione di evadere le imposte. Per maggiori informazioni, visiti il nostro sito web (consulti la sezione “Ha bisogno di aiuto?”).

Privacy and confidentiality (Privacy e riservatezza)

Ha il diritto di conoscere il motivo per cui stiamo richiedendo determinate informazioni, in che modo le utilizzeremo e le conseguenze qualora lei non le presenti. La Normativa fiscale ci impedisce di divulgare le informazioni ottenute da una dichiarazione dei redditi o durante una verifica ispettiva a qualsiasi soggetto non autorizzato. La stessa normativa, tuttavia, ci consente di condividere le sue informazioni fiscali con l’Internal Revenue Service (IRS) e altre agenzie governative, nell’ambito degli standard definiti di riservatezza e reciprocità.

Per maggiori informazioni, consulti Privacy and confidentiality (Privacy e riservatezza).

Representation (Rappresentanza)

Può mantenere la rappresentanza in ogni momento di una verifica ispettiva o sospendere un incontro o un colloquio in qualsiasi momento al fine di ottenerla. Qualsiasi persona la rappresenti deve disporre della debita autorizzazione scritta, ossia il modulo POA-1 (Form POA-1), “Delega speciale” (Power of Attorney) da lei rilasciata al fine di agire per suo conto.

Agli ex dipendenti del Dipartimento fiscale è vietato rappresentare i contribuenti dinnanzi al dipartimento per un periodo di due anni dall’interruzione del loro rapporto di lavoro con il dipartimento. (Salvo alcune limitazioni, gli ex dipendenti possono rappresentare i contribuenti dinnanzi alla Divisione per i ricorsi fiscali (Division of Tax Appeals) indipendente durante questo periodo di due anni.) Agli ex dipendenti è vietato in modo permanente di rappresentare i contribuenti nelle questioni in cui sono stati coinvolti direttamente durante il periodo della loro attività lavorativa.

Audio recording (Registrazione in formato audio)

Ha la facoltà di effettuare una registrazione in formato audio di qualsiasi colloquio in presenza fornendoci un debito preavviso. Dovrà effettuare la registrazione a sue spese e con attrezzatura di sua proprietà. Abbiamo anche noi il diritto di registrare qualsiasi colloquio in presenza fornendole un debito preavviso.

The field audit (La verifica ispettiva sul campo)

Solitamente programmiamo le verifiche ispettive sul campo con almeno 15 giorni di anticipo per darle il tempo di raccogliere tutta la documentazione richiesta. Quando viene selezionato/a per una verifica ispettiva sul campo, un revisore contabile la contatterà per fissare l’appuntamento iniziale. Riceverà una comunicazione con la conferma dell’appuntamento e la descrizione dei libri e documenti contabili che deve rendere disponibili. Per le verifiche ispettive di attività commerciali, la maggior parte degli appuntamenti si svolgeranno presso la sede della sua azienda.

Se ha bisogno di più di 15 giorni per raccogliere la documentazione necessaria, generalmente ha la possibilità di richiedere una proroga fino a 30 giorni; per proroghe superiori a 30 giorni, deve presentare una richiesta scritta che illustri il motivo della richiesta.

Opening conference (Incontro d’apertura)

Al suo incontro iniziale (chiamato “incontro d’apertura" (opening conference)), il revisore contabile:

  • Illustrerà l’approccio e le procedure utilizzati per la verifica ispettiva;
  • Descriverà il processo di verifica ispettiva; e
  • Delineerà i suoi diritti di contestazione e le procedure di ricorso.

Utilizzi questo incontro per porre qualsiasi domanda potrebbe avere sui suoi diritti e sulle sue responsabilità durante la verifica ispettiva.

Audit methods (Metodi di verifica)

Ci sono molti metodi diversi per svolgere le verifiche ispettive. Potremmo svolgere:

  • Una verifica ispettiva dettagliata;
  • Una verifica ispettiva che prevede il metodo con periodo di prova; oppure
  • Una verifica ispettiva che prevede un metodo con campionamento statistico.

Il metodo scelto da un revisore contabile dipenderà da molte variabili, come il tipo di imposta, la correttezza e la disponibilità della documentazione, le dimensioni e la complessità di un’attività.

Inoltre, l’ambito di una verifica ispettiva potrebbe essere ampliato e completato con la verifica di più imposte.

Qualora le conclusioni preliminari della verifica ispettiva determinino un effetto concreto sulla dichiarazione di un’altra imposta, potremmo riferire dette conclusioni a un altro specialista tributario in qualsiasi momento durante il processo di verifica. Potremmo utilizzare gli adeguamenti di una tipologia fiscale come base per ricalcolare l’imposta in un’altra, secondo i fatti e le circostanze del caso.

Audit period and duration (Periodo e durata della verifica ispettiva)

Una verifica ispettiva generalmente copre un periodo di tre anni e il suo completamento può richiedere da qualche giorno fino a un anno e oltre. La durata dipende dalla complessità delle dichiarazioni sottoposte a verifica e dalla puntuale disponibilità, completezza e correttezza della sua documentazione.

Audit findings (Conclusioni della verifica ispettiva)

Qualora dovessimo stabilire che non sono necessarie modifiche, le invieremo una comunicazione in cui è indicato che non saranno apportate modifiche alla sua dichiarazione, richiesta di rimborso o documentazione.

Se devono essere apportate modifiche, il revisore contabile presenterà copie dei documenti del lavoro di verifica e illustrerà le relative conclusioni, insieme ai metodi e alle procedure utilizzati nella verifica con terminologia semplice e non tecnica. Le conclusioni possono includere:

  • Modifiche raccomandate alle pratiche di conservazione della documentazione per correggere gli errori contabili trovati durante la verifica;
  • Una spiegazione della corretta interpretazione della normativa fiscale nelle aree in cui sono stati commessi errori;
  • Un avviso di imposte aggiuntive esigibili; oppure
  • Un avviso di rimborso spettante.

Avrà a disposizione una quantità di tempo ragionevole per controllare le conclusioni della verifica ispettiva. Il revisore contabile analizzerà poi le eventuali informazioni aggiuntive da lei presentate e, all’occorrenza, modificherà e ripresenterà i documenti di lavoro.

Se i risultati della verifica comportano un rimborso, il revisore contabile le offrirà l’eventuale assistenza di cui potrebbe avere bisogno.

If you agree (Se concorda)

Se concorda con le conclusioni della verifica ispettiva, le chiederemo di firmare la proposta e di restituirla al revisore contabile insieme al pagamento (payment) integrale.

Se ha un debito ma non riesce a corrispondere subito il pagamento per intero, potrebbe avere la possibilità di usufruire di un accordo per la dilazione del pagamento (installment payment agreement), che le consente di scaglionare i pagamenti nel corso del tempo. Tuttavia, gli interessi (ed eventualmente le sanzioni) continueranno a maturare sull’importo non saldato.

If you disagree (Se non concorda)

Se non concorda con le conclusioni della verifica ispettiva, indichi il suo disaccordo sulla proposta e la restituisca al revisore contabile. Ha la possibilità di richiedere incontri aggiuntivi con il supervisore del revisore contabile, se necessario.

Se ancora non concorda con le conclusioni della verifica, le invieremo un “Avviso di decisione” (Notice of Determination) o un “Avviso di mancanza” (Notice of Deficiency) per le imposte esigibili. A questo punto, potrà presentare un ricorso contro le conclusioni della verifica tramite l’Ufficio per i Servizi di conciliazione e mediazione o tramite la Divisione per i ricorsi fiscali. In genere, deve presentare il ricorso entro 90 giorni dalla data di emissione dell’avviso. (Consulti la sezione “Il suo diritto a contestare una misura adottata dal Dipartimento fiscale” di seguito.) Faccia riferimento all’avviso che ha ricevuto per i relativi termini temporali. Deve presentare un ricorso scritto anche qualora abbia scritto in precedenza al dipartimento presentando un’obiezione alla posizione sostenuta nella proposta.

Penalties and interest (Sanzioni e interessi)

I tre motivi più comuni di sanzione sono:

  • Presentazione in ritardo;
  • Imposte arretrate; e
  • Pagamento inferiore al dovuto di un’imposta stimata.

Può evitare sanzioni e interessi (penalties and interest) presentando le sue dichiarazioni dei redditi e corrispondendo l’importo corretto delle imposte in tempo.

Le sanzioni per la presentazione in ritardo e le imposte evase generalmente si basano sull’importo dell’imposta arretrata. Tuttavia, sono previste varie sanzioni per la presentazione in ritardo anche se non sono dovute imposte.

A prescindere se concorda o meno con l’imposta, gli interessi o le sanzioni, sia gli interessi che le sanzioni continueranno a essere aggiunte all’importo dovuto fino a quando riceveremo il pagamento integrale. Per maggiori informazioni, consulti Sanzioni e interessi (Penalties and interest).

Claims for refund (Richieste di rimborso)

La maggior parte dei contribuenti normalmente associa i rimborsi delle imposte a un pagamento in eccedenza di trattenute o imposte stimate. Tuttavia, dopo la presentazione di una dichiarazione originale, potrebbe scoprire di non aver notato un credito, una deduzione/detrazione o un’esenzione. Per alcuni tipi di imposte, deve presentare una dichiarazione rettificata per richiedere i rimborsi. Per altri tipi di imposte, deve presentare una richiesta di rimborso unitamente alla documentazione a dimostrazione dell’erroneo pagamento dell’imposta o del pagamento in eccedenza. Per maggiori informazioni, consulti la sezione “Ha bisogno di aiuto?”.

Se neghiamo o sottoponiamo ad adeguamento il rimborso da lei richiesto, le invieremo una comunicazione scritta per illustrarle gli eventuali diritti di contestazione che potrebbe esercitare. Se non concorda con l’adeguamento o il rigetto di un rimborso, ha la facoltà di presentare maggiori informazioni a dimostrazione della sua posizione. Se ancora non concorda dopo il nostro riesame, può presentare una contestazione all’Ufficio per i Servizi di conciliazione e mediazione o la Divisione per i ricorsi fiscali. (Consulti la sezione “Il suo diritto a contestare una misura adottata dal Dipartimento fiscale” di seguito.) Tuttavia tenga presente che, se ha ricevuto un documento in cui è indicato il limite di tempo specifico entro cui contestare la nostra decisione con l’Ufficio per i Servizi di conciliazione e mediazione o la Divisione per i ricorsi fiscali, il limite per richiedere il riesame non viene esteso da comunicazioni né da contatti ulteriori con noi.

Per maggiori informazioni, consulti Claims for refund (Richieste di rimborso).

Protest a department notice (Il suo diritto a contestare una misura adottata dal Dipartimento fiscale)

Se non concorda con una misura adottata da noi, ha la facoltà di contestarla presentando il modulo CMS-1 (Form CMS-1), “Richiesta per un incontro di conciliazione” (Request for Conciliation Conference), per un incontro con l’Ufficio per i Servizi di conciliazione e mediazione, o presentando il modulo TA-100 (Form TA-100), “Istanza” (Petition), per richiedere un’udienza alla Divisione per i ricorsi fiscali.

Deve presentare la richiesta o l’istanza entro un determinato periodo di tempo dalla data in cui il Dipartimento fiscale le ha spedito l’avviso della sua misura. Faccia riferimento all’avviso che ha ricevuto per i relativi termini temporali. Questi termini temporali sono stabiliti dalla normativa fiscale e non possono essere prorogati. Se ha intenzione di spedire la sua richiesta o istanza per posta, le raccomandiamo di utilizzare i servizi di posta certificata o assicurata.

Ha la facoltà di comparire per suo conto o può far presentare il suo caso a un rappresentante autorizzato per il riesame. Un rappresentante autorizzato deve avere una delega speciale da parte sua modulo POA-1 (Form POA-1).

Non gode del diritto a un’udienza per il pagamento anticipato se deve imposte, interessi o sanzioni a causa di:

  • Errori di calcolo o amministrativi su una dichiarazione;
  • Modifiche apportate alla sua dichiarazione federale da parte dell’IRS; oppure
  • Mancato pagamento da parte sua, in tutto o in parte, dell’imposta esigibile che viene mostrata sulla sua dichiarazione.

Conciliation conference (Incontro di conciliazione)

Un incontro di conciliazione è un modo più rapido e meno costoso di risolvere le contestazioni senza un’udienza. L’incontro viene svolto in modo informale da un funzionario preposto che esaminerà tutte le prove presentate per determinare un esito equo. Dopo l’incontro, il funzionario le invierà una proposta di risoluzione sotto forma di accordo. Questo provvedimento di conciliazione è vincolante salvo presenti un’istanza, modulo TA-100 (Form TA-100), alla Divisione per i ricorsi fiscali. Faccia riferimento alle informazioni che riceverà con il provvedimento per i relativi termini temporali della presentazione.

Gli incontri di conciliazione non sono accessibili ai distributori, agli autotrasportatori di prodotti di importazione, agli operatori di terminali o alle attività petrolifere in cui la questione riguardi un aumento dell’importo di una fideiussione o altro tipo di garanzia. Soltanto la Divisione per i ricorsi fiscali può gestire dette questioni.

Per maggiori informazioni, consulti Conciliation conference (Incontro di conciliazione).

Tax appeals hearing (Udienza dinnanzi alla Divisione per i ricorsi fiscali)

Per richiedere un’udienza dinnanzi alla Divisione per i ricorsi fiscali, deve presentare il modulo TA-100 (Form TA-100) alla Divisione per i ricorsi fiscali. Deve indicare per iscritto le misure specifiche del Dipartimento fiscale che sta contestando.

L’udienza è un procedimento in contraddittorio dinnanzi a un giudice amministrativo imparziale che sarà riportato tramite stenografia. Dopo l’udienza, il giudice amministrativo emetterà una sentenza che determinerà definitivamente le questioni oggetto di controversia, salvo lei o il Dipartimento fiscale richiediate un riesame della decisione presa dalla Commissione speciale per i ricorsi fiscali (Tax Appeals Tribunal). In tal caso, la Commissione speciale:

  • Esaminerà il verbale dell’udienza e ogni eventuale argomentazione ulteriore in forma scritta o orale; ed
  • Emetterà un decisione che conferma, annulla o modifica la sentenza del giudice amministrativo; oppure
  • Rinvierà la questione al giudice amministrativo per una nuova udienza.

Una richiesta dei moduli di istanza e delle norme non è considerata una presentazione di istanza per un’udienza ai fini dei termini temporali, e non proroga i termini per presentare un’istanza.

Riesame del Tribunale: se non concorda con la decisione della Commissione speciale per i ricorsi fiscali, può richiedere un riesame del Tribunale. Sono previsti termini temporali entro i quali può richiedere il riesame del Tribunale (generalmente, entro quattro mesi da quando la Commissione speciale per i ricorsi fiscali le notifica la decisione, tramite posta certificata o servizio personale). Per alcune imposte, quando presenta un ricorso per un riesame del Tribunale, deve corrispondere l’importo previsto per l’imposta, gli interessi e la sanzione, oppure versare una cauzione per questo importo, oltre alle spese processuali.

Opzione controversie di modesta entità: se l’importo oggetto di controversia rientra nei limiti stabiliti dalle “Norme di prassi e procedura della Commissione speciale per i ricorsi fiscali” (Rules of Practice and Procedure of the Tax Appeals Tribunal), può scegliere di far svolgere la sua udienza presso l’Unità per le controversie di modesta entità della Divisione per i ricorsi fiscali. Un funzionario presiedente imparziale svolge l’udienza per le controversie di modesta entità. La decisione del funzionario presiedente è definitiva e non è soggetta a riesame da parte di altre unità della Divisione per i ricorsi fiscali, della Commissione speciale per i ricorsi fiscali o di nessun altro tribunale dello Stato.

Il modulo TA-100 (Form TA-100) e le “Norme di prassi e procedura della Commissione speciale per i ricorsi fiscali” sono disponibili sul sito web della Divisione per i ricorsi fiscali all’indirizzo www.dta.ny.gov. Può richiederli anche chiamando il numero 518‑266‑3000, o scrivendo a: Division of Tax Appeals, Agency Building 1, Empire State Plaza, Albany NY 12223.

Need help? (Ha bisogno di aiuto?)

Per maggiori informazioni, consulti Help.

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