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Department of Taxation and Finance

Publication 130-F, L’audit fiscal dans l’État de New York – Vos droits et responsabilités

Le Département des impôts et des finances (Department of Taxation and Finance) mène des audits pour vérifier que les contribuables ont payé le montant correct de leur impôt. Au cours de l'audit, vous devrez sans doute fournir à l'auditeur tous les documents nécessaires qui lui permettront de vérifier les informations que vous avez fournies dans votre déclaration. Selon le type de déclaration auditée, ce processus pourrait impliquer un examen de vos revenus, reçus, dépenses, crédits, et autres documents commerciaux.

Normes professionnelles d'audit (Professional audit standards)

Les audits sont effectués conformément aux normes professionnelles d'audit par un auditeur du Service des impôts (Tax Department) qui connaît les procédures comptables et les techniques d'audit généralement acceptées.

Afin d’éviter tout conflit d’intérêts, l’auditeur ne peut entretenir de relations personnelles avec le contribuable, les membres de sa famille, ou ses employés (dans le cas d’un audit d’entreprise). En outre, l’auditeur ne peut avoir aucun intérêt personnel ou financier dans une entreprise faisant l’objet d’un audit.

Pendant toute la durée de l’audit, vous avez le droit de bénéficier d’un traitement équitable, courtois, et professionnel. Si, à tout moment au cours de l’audit, vous estimez que ces normes ou l’un de vos droits ont été violés, vous devez immédiatement contacter le superviseur de l’auditeur.

Pour signaler toute allégation d'inconduite frauduleuse d'un employé, contactez le Bureau des affaires internes (Office of Internal Affairs) par téléphone au 518-451-1566 ou par courrier postal à :

NYS TAX DEPARTMENT
OFFICE OF INTERNAL AFFAIRS
W A HARRIMAN CAMPUS
ALBANY NY 12227-0811

Si vous n'utilisez pas les services postaux des États-Unis, consultez la publication 55, Services de livraison privés désignés.

Délai de prescription (Statute of limitations)

La loi fiscale de l'État de New York impose généralement un délai de prescription de trois ans aux audits fiscaux, au-delà duquel le Service des impôts ne peut plus mener un audit sans votre consentement écrit. Le délai de prescription ne s'applique cependant pas à toute période pendant laquelle vous n'avez pas produit de déclaration, n’avez pas déclaré des modifications au niveau fédéral, ou avez effectué une déclaration fausse ou frauduleuse pour éviter de payer l'impôt. Pour de plus amples informations, rendez-vous sur notre site web (consultez Vous avez besoin d’aide ?).

Vie privée et confidentialité (Privacy and confidentiality)

Vous avez le droit de savoir pourquoi nous demandons certaines informations, comment nous utiliserons ces informations, et les conséquences que vous encourrez si vous ne soumettez pas ces informations. La loi fiscale nous interdit de divulguer les informations obtenues d'une déclaration de revenus ou lors d'un audit à toute personne non autorisée. Cependant, la loi fiscale nous permet de partager vos informations fiscales avec le Service du revenu interne (Internal Revenue Service, IRS) et d'autres agences gouvernementales, dans le cadre de normes établies de secret et de réciprocité.

Pour plus de plus amples informations, consultez Privacy and confidentiality (Vie privée et confidentialité).

Représentation (Representation)

Vous pouvez retenir une représentation à tout moment au cours d'un audit, et suspendre une réunion ou un entretien à tout moment pour obtenir une représentation. Toute personne vous représentant doit avoir une autorisation écrite appropriée formulaire POA-1, Power of Attorney (Form POA-1, Power of Attorney) [Procuration] de votre part pour pouvoir agir en votre nom.

Les anciens employés du Service des impôts ne sont pas autorisés à représenter les contribuables auprès du service pendant une période de deux ans après leur départ du service. (Sous réserve de certaines restrictions, les anciens employés peuvent représenter les contribuables auprès de la Division des appels en matière fiscale [Division of Tax Appeals], qui est indépendante, pendant cette période de deux ans.) Il est interdit aux anciens employés de représenter les contribuables dans le cadre d’affaires dans lesquelles ils ont été directement impliqués pendant la période de leur emploi.

Enregistrement audio (Audio recording)

Vous pouvez faire un enregistrement audio de tout entretien en personne si vous nous en informez à l'avance. Vous devez réaliser l'enregistrement à vos frais et avec votre propre matériel. Nous avons également le droit d’enregistrer tout entretien en personne si nous vous en informons à l'avance.

L'audit sur le terrain (The field audit)

Nous programmons généralement les audits sur le terrain au moins 15 jours à l'avance pour vous donner le temps de rassembler les documents nécessaires. Lorsque vous êtes sélectionné pour un audit sur le terrain, un auditeur vous contactera pour fixer un premier rendez-vous. Vous recevrez une lettre confirmant le rendez-vous et décrivant les livres et documents que vous devez mettre à disposition. Pour un audit d’entreprise, la plupart des rendez-vous auront lieu sur votre lieu de travail.

Si vous avez besoin de plus de 15 jours pour rassembler les documents nécessaires, vous pouvez généralement demander une prolongation allant jusqu'à 30 jours ; pour les délais de plus de 30 jours, vous devez en faire une demande par écrit qui en explique le motif.

Opening conference (Conférence d'ouverture)

Lors de votre première réunion, (appelée la conférence d’ouverture), l’auditeur :

  • expliquera l'approche et les procédures d'audit,
  • décrira le processus d'audit, et
  • exposera vos droits à la contestation et les procédures d'appel.

Profitez de cette réunion pour poser toutes les questions que vous pourriez avoir sur vos droits et responsabilités par rapport à l'audit.

Audit methods (Méthodes d'audit)

Il existe plusieurs méthodes différentes pour effectuer des audits. Nous pourrions mener :

  • un audit détaillé,
  • un audit impliquant la méthode des périodes de test, ou
  • un audit faisant appel à une méthode d’échantillonnage statistique.

La méthode choisie par un auditeur dépendra de plusieurs variables, comme le type d'impôt, l'exactitude et la disponibilité des documents, ainsi que la taille et la complexité de l'entreprise.

En outre, l’envergure d'un audit peut être élargie et l’audit peut être réalisé en tant qu’audit multi-impôts.

Si les conclusions préliminaires de l’audit ont un effet important sur la déclaration d’un autre impôt, nous pourrions les transmettre à une autre unité de spécialité fiscale à tout moment au cours du processus d’audit. Nous pourrions utiliser les ajustements d'audit d'une unité de spécialité fiscale comme base pour recalculer l'impôt d’une autre unité, en fonction des faits et des circonstances du dossier.

Audit period and duration (Période et durée d'audit)

Un audit couvre généralement une période de trois ans et peut prendre seulement quelques jours, mais également jusqu'à un an ou plus. La durée dépend de la complexité des déclarations auditées, ainsi que de la disponibilité, de l'exhaustivité et de l'exactitude de vos documents.

Conclusions d'audit (Audit findings)

Si nous déterminons qu’aucune modification n’est nécessaire, nous vous enverrons une lettre indiquant qu’aucune modification ne sera apportée à votre déclaration, votre demande de remboursement, ou vos documents.

Si des modifications sont apportées, l'auditeur présentera des copies des documents de travail d'audit et expliquera les conclusions de l'audit, ainsi que les méthodes et procédures d'audit utilisées dans le cadre de l’audit en termes simples. Les conclusions pourraient inclure :

  • des recommandations de modifications dans les pratiques de tenue de dossiers pour corriger les erreurs comptables découvertes lors de l'audit,
  • une explication de l'interprétation correcte de la loi fiscale dans les domaines où des erreurs ont été commises,
  • un avis d'impôt supplémentaire dû, ou
  • un avis de remboursement dû.

Nous vous accorderons un délai raisonnable pour vous permettre d’examiner les conclusions de l’audit. L'auditeur analysera ensuite toute information supplémentaire que vous aurez soumise et, dans la mesure appropriée, révisera et soumettra à nouveau les documents de travail.

Si l’audit aboutit à un remboursement, l’auditeur vous fournira toute l’assistance dont vous pourriez avoir besoin.

Si vous acceptez (If you agree)

Si vous acceptez les conclusions de l'audit, nous vous demanderons de signer la proposition et de la renvoyer à l'auditeur avec le paiement (payment) intégral.

Si vous devez de l’argent mais ne pouvez pas payer l’intégralité du montant immédiatement, vous pourriez éventuellement bénéficier d’un accord de paiement échelonné (installment payment agreement), ce qui vous permettra d’étaler vos paiements dans le temps. Cependant, les intérêts (et éventuellement les pénalités) continueront de s'accumuler sur le solde impayé.

Si vous n’acceptez pas (If you disagree)

Si vous n’acceptez pas les conclusions de l'audit, indiquez votre désaccord sur la proposition et renvoyez-la à l'auditeur. Vous pouvez demander des conférences supplémentaires avec le superviseur de l’auditeur, si nécessaire.

Si vous n’acceptez toujours pas les conclusions de l'audit, nous vous enverrons un Avis de détermination (Notice of Determination) ou un Avis de non-conformité (Notice of Deficiency) pour les impôts dus. À ce stade, vous pouvez faire appel par rapport aux conclusions de l'audit soit par l'intermédiaire du Bureau des services de conciliation et de médiation (Bureau of Conciliation and Mediation Services), soit par l'intermédiaire de la Division des appels en matière fiscale (Division of Tax Appeals). En général, vous devez déposer votre demande d’appel dans les 90 jours suivant la date d'émission de l'avis. (Consultez Votre droit de contester une mesure prise par le Service des impôts ci-dessous). Référez-vous à l'avis que vous avez reçu pour connaître le délai applicable. Vous devez soumettre un appel par écrit même si vous avez déjà écrit au service et pour vous opposer à la position adoptée dans la proposition.

Pénalités et intérêts (Penalties and interest)

Les trois motifs de pénalité les plus courants sont :

  • déclaration tardive,
  • impôt en souffrance, et
  • sous-paiement de l'impôt estimatif.

Vous pouvez éviter les pénalités et les intérêts (penalties and interest) en effectuant vos déclarations de revenus et en payant le montant correct d’impôt dans les délais impartis.

Les pénalités pour déclaration tardive et impôt en souffrance sont généralement basées sur le montant de l'impôt en souffrance. Cependant, il existe diverses pénalités en cas de déclaration tardive, même si vous ne devez aucun impôt.

Que vous acceptiez ou non l’impôt, les intérêts ou les pénalités, les intérêts et les pénalités continueront de s'additionner au montant dû tant que nous n’aurons pas reçu le paiement intégral du montant.

Pour plus de plus amples informations, consultez Penalties and interest (Pénalités et intérêts).

Demandes de remboursement (Claims for refund)

La plupart des contribuables associent généralement les remboursements d’impôt à un trop-payé de retenue à la source ou d’impôt estimatif. Cependant, après avoir effectué votre déclaration, vous pourriez réaliser que vous avez oublié un crédit, une déduction, ou une exemption. Pour certains types d'impôts, vous devez effectuer une déclaration modifiée pour vous prévaloir des remboursements. Pour d’autres types d’impôts, vous devez soumettre une demande de remboursement accompagnée de documents prouvant le paiement erroné ou le trop-payé de l’impôt. Pour plus de plus amples informations, consultez Vous avez besoin d’aide ?

Si nous ajustons ou refusons le remboursement que vous demandez, nous vous enverrons un avis écrit pour vous expliquer tous les droits de contestation dont vous pourriez disposer. Si vous n'acceptez pas l'ajustement ou le rejet d'un remboursement, vous pouvez soumettre des informations supplémentaires pour justifier votre position. Si vous n'êtes toujours pas d'accord après notre examen, vous pouvez protester auprès du Bureau des services de conciliation et de médiation ou de la Division des appels en matière fiscale. (Consultez Votre droit de contester une mesure prise par le Service des impôts ci-dessous.) Cependant, notez que si vous avez reçu un document précisant le délai dans lequel vous pouvez contester notre décision auprès du Bureau des services de conciliation et de médiation ou de la Division des appels en matière fiscale, votre délai pour demander un examen ne sera pas prolongé par des correspondances ou des contacts supplémentaires avec nous.

Pour plus de plus amples informations, consultez Claims for refund (Demandes de remboursement).

Votre droit de contester une mesure prise par le Service des impôts (Protest a department notice)

Si vous n'acceptez pas une mesure prise par nous, vous pouvez la contester en déposant le formulaire CMS-1 (Form CMS-1), Request for Conciliation Conference (Demande de conférence de conciliation) pour solliciter une conférence auprès du Bureau des services de conciliation et de médiation, ou en déposant le formulaire TA-100 (Form TA-100), Petition (Requête) pour solliciter une audience d’appel en matière fiscale auprès de la Division des appels en matière fiscale.

Vous devez déposer la demande ou la requête dans un certain délai à compter de la date à laquelle le Service des impôts vous a envoyé un avis relatif à la mesure qu’il a pris. Référez-vous à l'avis que vous avez reçu pour connaître le délai applicable. Ces délais sont fixés par la loi fiscale et ne peuvent être prolongés. Si vous envoyez votre demande ou requête par la poste, nous vous recommandons de l’envoyer par lettre certifiée ou recommandée.

Vous pouvez comparaître en votre propre nom ou demander à un représentant autorisé de présenter votre dossier pour examen. Un représentant autorisé doit avoir une procuration de votre part formulaire POA-1 (Form POA-1).

Vous n’avez aucun droit d’audience pour paiement anticipé si vous devez des impôts, des intérêts ou des pénalités en raison de :

  • erreurs mathématiques ou administratives dans une déclaration,
  • modifications apportées à votre déclaration fédérale par l'IRS, ou
  • votre non-paiement de tout ou partie de l’impôt dû qui figure sur votre déclaration.

Conférence de conciliation (Conciliation conference)

Une conférence de conciliation est un moyen plus rapide et moins coûteux de résoudre les contestations sans audience. La conférence est menée de manière informelle par une personne chargée de la conciliation, laquelle examinera tous les justificatifs présentés pour arriver à un résultat équitable. Après la conférence, elle vous enverra une proposition de résolution sous la forme d'un consentement. Cette ordonnance de conciliation est contraignante, sauf si vous déposez une requête formulaire TA-100 (Form TA-100) auprès de la Division des appels en matière fiscale. Référez-vous aux informations que vous avez reçues avec l’ordonnance pour connaître le délai applicable.

Les conférences de conciliation ne sont pas accessibles aux distributeurs, aux transporteurs importateurs, aux exploitants de terminaux, ou aux entreprises pétrolières lorsque le problème est lié à une augmentation du montant d'une caution ou d'une autre garantie. Seule la Division des appels en matière fiscale peut traiter ces questions.

Pour plus de plus amples informations, consultez Conciliation conference (Conférence de conciliation).

Audience d'appel en matière fiscale (Tax Appeals hearing)

Pour demander une audience d’appel en matière fiscale, vous devez déposer le formulaire TA-100 (Form TA-100) auprès de la Division des appels en matière fiscale. Vous devez indiquer par écrit les mesures précises du Service des impôts que vous contestez.

L'audience est une procédure contradictoire devant un juge administratif impartial. Elle sera sténographiquement rapportée. Après l'audience, le juge administratif rendra une décision qui tranchera définitivement les questions en litige, sauf si vous ou le Service des impôts ne demandiez un examen de la décision rendue par le tribunal d'appel en matière fiscale. Si cela se produit, le tribunal :

  • examinera le compte-rendu de l’audience et tous les arguments oraux ou écrits supplémentaires, et
  • rendra une décision confirmant, infirmant ou modifiant la décision du juge administratif, ou
  • renverra l’affaire au juge administratif pour une audience plus approfondie.

Une demande de formulaires de requête et de règles n’est pas considérée comme le dépôt d'une requête pour une audience à des fins de prolongement de délais et ne prolonge pas les délais de dépôt d'une requête.

Examen judiciaire : Si vous n’acceptez pas la décision du tribunal d’appels en matière fiscale, vous pouvez demander un examen judiciaire. Il existe des délais dans lesquels vous pouvez déposer un appel pour examen judiciaire (en général, dans les quatre mois à compter de la date à laquelle le tribunal d’appels en matière fiscale vous signifie la décision, par lettre certifiée ou signification en personne). Pour certains impôts, vous devez payer l'impôt, les intérêts et la pénalité, ou déposer une caution pour le montant en question, plus les frais de justice, lorsque vous déposez un appel pour examen judiciaire.

Option petites créances : Si le montant en litige se situe dans les limites monétaires fixées par les règles de pratique et de procédure du tribunal d'appels en matière fiscale, vous pouvez choisir de tenir votre audience auprès de l’Unité des petites créances (Small Claims Unit) de la Division des appels en matière fiscale. Un responsable impartial mène l’audience sur les petites créances. Sa décision est concluante et n’est soumise à aucun examen par une autre unité de la Division des appels en matière fiscale, par le tribunal d'appels en matière fiscale, ou par un tribunal de l’État.

Le formulaire TA-100 (Form TA-100) et les règles de pratique et de procédure du tribunal d'appels en matière fiscale sont disponibles sur le site web de la Division des appels en matière fiscale à www.‌dta.‌ny.gov. Vous pouvez également en faire la demande en appelant le 518-266-3000 ou en écrivant à l’adresse : Division of Tax Appeals, Agency Building 1, Empire State Plaza, Albany NY 12223.

Need help? (Vous avez besoin d’aide ?)

Pour de plus amples informations, consultez Help.

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