Skip to main content
Department of Taxation and Finance

Publication 130-F, The New York State Tax Audit – Your Rights and Responsibilities

Departament Podatków i Finansów przeprowadza audyty dla zweryfikowania tego, czy podatnicy zapłacili prawidłowe kwoty podatków. Podczas audytu należy udostępnić specjaliście żądaną dokumentację na potwierdzenie informacji podanych w rozliczeniu podatkowym. W zależności od rodzaju rozliczenia podatkowego, którego dotyczy audyt, może to uwzględniać weryfikację dochodu, paragonów, wydatków, refundacji oraz innej dokumentacji firmowej.

Profesjonale normy dotyczące audytów (Professional audit standards)

Audyty są przeprowadzane przez specjalistę z Departamentu Podatków wg profesjonalnych norm dotyczących  audytów i ogólnie przyjętych zasad rachunkowości i metodologii audytu.

Aby uniknąć konfliktu interesów, specjaliści nie mogą mieć żadnych powiązań z podatnikiem, rodziną podatnika ani pracownikami podatnika (w przypadku audytów firm). Specjalista nie może mieć również jakichkolwiek osobistych ani finansowych udziałów w firmie, w której przeprowadzany jest audyt.

Przez cały czas trwania audytu, podatnik ma prawo do sprawiedliwego, uprzejmego i profesjonalnego traktowania. Jeżeli na którymkolwiek etapie audytu te normy lub jakiegokolwiek inne prawa zostały naruszone, należy niezwłocznie skontaktować się z przełożonym specjalisty.

Potencjalne naruszenia obowiązków przez pracowników należy zgłaszać telefonicznie w Biurze Spraw Wewnętrznych, dzwoniąc pod numer 518-451-1566 lub drogą pocztową na adres:

NYS TAX DEPARTMENT
OFFICE OF INTERNAL AFFAIRS
W A HARRIMAN CAMPUS
ALBANY NY 12227-0811

Jeżeli korespondencja nie jest przesyłana za pośrednictwem poczty USA, zob. Publikacja 55  Usługi doręczeń prywatnych.

Zasada przedawnienia (Statute of limitations)

Prawo podatkowe stanu Nowy Jork generalnie przewiduje trzyletni okres przedawnienia w odniesieniu do audytów podatkowych, po upływie którego Departament Podatków nie może przeprowadzić audytu bez pisemnej zgody podatnika. Zasada przedawnienia nie obowiązuje jednakże w stosunku do jakiegokolwiek okresu, w którym podatnik nie rozliczył się z podatku, nie zgłosił zmian dokonanych w federalnym rozliczeniu podatkowym, lub złożył sfałszowane bądź nierzetelne rozliczenie podatkowe w celu uniknięcia opodatkowania. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć na naszej stronie internetowej (zob. Potrzebujesz pomocy?).

Prywatność i poufność (Privacy and confidentiality)

Podatnik ma prawo do poznania powodu stanowiącego podstawę do żądania podania określonych informacji, sposobu ich wykorzystania oraz konsekwencji niedostarczenia tych informacji. Prawo podatkowe zabrania nam ujawniania jakiejkolwiek nieupoważnionej osobie informacji uzyskanych z rozliczenia podatkowego lub w trakcie audytu. Prawo podatkowe zezwala nam jednakże na udostępnienie informacji podatkowych podatnika Federalnemu Urzędowi Podatkowemu (Internal Revenue Service, IRS) lub innemu organowi państwowemu, stosownie do unormowań określających tajność i wzajemność.

Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w części Privacy and confidentiality (Prywatność i poufność).

Pełnomocnictwo (Representation)

Można ustanowić pełnomocnika w dowolnym momencie w trakcie audytu, można również wstrzymać spotkanie lub przesłuchanie w celu ustanowienia pełnomocnika. Osoba reprezentująca podatnika musi posiadać odpowiednie, pisemne upoważnienie Formularz POA-1, Pełnomocnictwo (Form POA-1, Power of Attorney), aby występować w imieniu podatnika.

Byłych pracowników Departamentu Podatków i Finansów obowiązuje zakaz reprezentowania podatników w postępowaniu z departamentem w okresie dwóch lat od opuszczenia stanowiska pracy w departamencie. (Z zastrzeżeniem niektórych restrykcji, byli pracownicy mogą w okresie ww. dwóch lat reprezentować podatników przed niezależnym Wydziałem Apelacji Podatkowych). Byłych pracowników obowiązuje całkowity zakaz reprezentowania podatników w sprawach, w które byli bezpośrednio zaangażowani w okresie zatrudnienia.

Nagrania audio (Audio recording)

Można sporządzać nagrania audio z każdego przeprowadzanego z udziałem osobistym przesłuchania, z góry nas o tym informując. Podatnik sporządzi takie nagranie na własny koszt i korzystając z własnego sprzętu. My również mamy prawo do nagrywania wszystkich przesłuchań z góry powiadamiając o tym podatnika.

Audyty terenowe (The field audit)

Audyty terenowe są zwykle wyznaczane z 15-dniowym wyprzedzeniem, aby umożliwić podatnikowi zgromadzenie odpowiedniej, wymaganej dokumentacji. Po wyselekcjonowaniu podatnika do przeprowadzenia audytu, audytor skontaktuje się podatnikiem, aby umówić się na wstępne spotkanie. Podatnik otrzyma pismo potwierdzające spotkanie i określające zakres wymaganej dokumentacji, którą należy udostępnić. W przypadku audytów firmowych, większość spotkań będzie miała miejsce na terenie firmy.

Jeżeli podatnik potrzebuje więcej niż 15 dni na przygotowanie niezbędnej dokumentacji, może zwykle wystąpić o przedłużenie tego okresu do 30 dni; opóźnienia dłuższe niż 30 dni wymagają pisemnego wniosku uzasadniającego potrzebę dodatkowej ilości czasu.

Konferencja wstępna (Opening conference)

Na pierwszym spotkaniu (określanym mianem konferencji wstępnej) audytor:

  • wyjaśni postępowanie i procedury audytowe,
  • wyjaśni proces audytu oraz
  • omówi pokrótce prawa do zgłoszenia sprzeciwu i procedury apelacyjne.

Podczas tego spotkania można zadawać pytania dotyczące praw i obowiązków podatnika w trakcie audytu.

Metodologia audytu (Audit methods)

Wykorzystujemy kilka różnych metodologii przeprowadzania audytu. Możemy przeprowadzić:

  • audyt szczegółowy,
  • audyt uwzględniający metodę okresu próbnego lub,
  • audyt uwzględniający statystyczną metodę doboru próby.

Wybór metody przez audytora będzie zależał od kilku czynników, takich jak rodzaj podatku, dokładność i dostępność dokumentacji oraz zakres i kompleksowość prowadzonej działalności.

Zakres audytu może również zostać rozszerzony w celu uwzględnienia kilku kategorii podatkowych.

Jeżeli wstępne wyniki będą miały istotny wpływ na inny rodzaj podatku, te wyniki mogą zostać odniesione do innej kategorii podatkowej w dowolnym momencie podczas audytu. Możemy wykorzystać korekty z audytu jednej kategorii podatkowej jako podstawę do skalkulowania podatku innej kategorii, w zależności od faktów i okoliczności sprawy.

Okres i czas trwania audytu (Audit period and duration)

Audyt generalnie obejmuje okres trzech lat i może potrwać od kilku dni do roku lub nawet dłużej. Czas trwania audytu jest całkowicie uzależniony od kompleksowości rozliczeń podatkowych będących przedmiotem audytu oraz punktualnego dostarczania, kompletności i dokładności dokumentacji podatnika.

Wyniki audytu (Audit findings)

Jeżeli stwierdzimy, że nie ma potrzeby dokonywania korekty, wyślemy podatnikowi pismo potwierdzające, iż nie dokonano korekt w rozliczeniu podatkowym, wniosku o refundację lub dokumentacji.

Jeżeli wprowadzenie korekt okaże się konieczne, audytor wręczy kopie dokumentacji audytu i wyjaśni prostym językiem wyniki audytu oraz metody i procedury wykorzystane podczas audytu. Wyniki mogą uwzględniać:

  • zalecenia zmian w prowadzeniu dokumentacji, aby skorygować błędy rachunkowe stwierdzone podczas audytu,
  • wyjaśnienia dotyczące prawidłowej interpretacji przepisów prawa podatkowego w obszarach, w których popełniono błędy,
  • powiadomienie o dodatkowej należności z tytułu podatków,
  • powiadomienie o należnej refundacji.

Podatnik otrzyma odpowiednią ilość czasu na zweryfikowanie wyników audytu. Audytor przeanalizuje następnie wszelkie dodatkowe, podane przez podatnika informacje oraz w uzasadnionych przypadkach, zweryfikuje i ponownie wystawi raport z audytu.

Jeżeli w wyniku audytu podatnikowi przysługuje refundacja, audytor udzieli pomocy w jej uzyskaniu.

Jeżeli podatnik zgadza się z wynikami (If you agree)

Jeżeli podatnik zgadza się z wynikami audytu, zostanie poproszony o podpisanie propozycji i przekazanie podpisanego dokumentu audytorowi wraz z pełną kwotą należnej płatności (payment).

Jeżeli podatnik nie jest w stanie od razu zapłacić całości należnej kwoty, może kwalifikować się do zawarcia umowy w sprawie ratalnej spłaty zadłużenia (installment payment agreement), która umożliwi rozłożenie należności na raty. Należy jednak pamiętać, że odsetki od niezapłaconego salda (oraz potencjalne kary) w dalszym ciągu będą naliczane.

Jeżeli podatnik nie zgadza się z wynikami (If you disagree)

Jeżeli podatnik nie zgadza się z wynikami audytu, należy to zaznaczyć w propozycji i przekazać dokument audytorowi. Podatnik może, w uzasadnionych przypadkach, poprosić o zorganizowanie dodatkowych konferencji z udziałem przełożonego audytora.

Jeżeli podatnik nadal będzie kwestionował wyniki audytu, wyślemy Powiadomienie o ustaleniach lub Powiadomienie o brakach dotyczące należnych podatków. W tym momencie podatnik może wnieść odwołanie od wyników audytu za pośrednictwem Biura Usług Pojednawczych i Mediacyjnych lub Wydziału Apelacji Podatkowych. Generalnie, odwołanie należy złożyć w terminie 90 dni od daty powiadomienia. (Zob. Prawo podatnika do zgłoszenia sprzeciwu wobec czynności podjętych przez Departament Podatków, poniżej). Prosimy zapoznać się z treścią otrzymanego powiadomienia, zawierającego termin odwołania. Należy złożyć odwołanie na piśmie nawet w przypadku wysyłanego już do departamentu pisma zgłaszającego obiekcje w odniesieniu do stanowiska zaprezentowanego w propozycji.

Kary i odsetki (Penalties and interest)

Trzy najczęstsze powody nałożenia kar to:

  • opóźnienie w złożeniu rozliczenia;
  • zaległe należności z tytułu podatków oraz
  • niedopłata podatku szacunkowego.

Aby uniknąć kar i odsetek (penalties and interest) należy punktualnie rozliczać się z podatków oraz zapłacić właściwą kwotę należnego podatku.

Kary za opóźnienie w złożeniu rozliczenia podatkowego i niezapłacone podatki są obliczane w oparciu o kwotę zaległości podatkowych. Istnieją jednakże trzy różne kary za opóźnienie w złożeniu rozliczenia, nawet w przypadku, gdy podatnik nie zalega z podatkiem.

Niezależnie od tego, czy podatnik zgadza się z kwotą naliczonego podatku, odsetek lub nałożonych kar, odsetki i kary będą naliczane do należnej kwoty do czasu, kiedy zostanie ona w całości zapłacona. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w części Penalties and interest (Kary i odsetki).

Wnioski o refundację (Claims for refund)

Większość podatników uważa, iż refundacje z tytułu podatku wynikają z nadpłaty zaliczek na podatek lub podatku szacunkowego. Po złożeniu rozliczenia podatkowego, podatnik może jednak zauważyć, iż nie uwzględnił ulgi, odpisu lub zwolnienia. W przypadku niektórych rodzajów podatku, aby uzyskać refundację należy złożyć skorygowane rozliczenie podatkowe. W przypadku innych rodzajów podatku należy złożyć wniosek o refundację wraz z dokumentacją potwierdzającą błędną opłatę podatku lub nadpłatę. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w części Need help? (Potrzebujesz pomocy?)

W przypadku korekty lub odmowy wniosku o refundację, wyślemy pisemne powiadomienie z wyjaśnieniem oraz przysługującymi podatnikowi prawami do zgłoszenia sprzeciwu. Jeżeli podatnik nie zgadza się korektą lub odmową refundacji, może dostarczyć dodatkowych informacji na poparcie swojego stanowiska. Jeżeli podatnik nie zgadza się z naszą weryfikacją, może zgłosić swój sprzeciw w Biurze Usług Pojednawczych i Mediacyjnych lub w Wydziale Apelacji Podatkowych. (Zob. Prawo podatnika do zgłoszenia sprzeciwu wobec czynności podjętych przez Departament Podatków, poniżej). Należy jednak zauważyć, że w przypadku otrzymania dokumentu określającego termin na złożenie sprzeciwu wobec naszej decyzji w Biurze Usług Pojednawczych i Mediacyjnych lub w Wydziale Apelacji Podatkowych, czas na złożenie takiego wniosku nie jest przedłużany przez dalszą korespondencję lub kontakt z nami.

Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w części Claims for refund (Wnioski o refundację).

Prawo podatnika do zgłoszenia sprzeciwu wobec czynności podjętych przez Departament Podatków (Protest a department notice)

W przypadku, gdy podatnik nie zgadza się z czynnościami podjętymi przez nas, może zgłosić swój sprzeciw wypełniając formularz CMS-1 (Form CMS-1), Wniosek o zorganizowanie konferencji pojednawczej w Biurze Usług Pojednawczych i Mediacyjnych lub wypełniając formularz TA-100 (Form TA-100), Petycja, o zorganizowanie rozprawy dotyczącej odwołań podatkowych w Wydziale Apelacji Podatkowych.

Wniosek lub petycję należy złożyć w określonym terminie od daty powiadomienia Departamentu Podatków. Prosimy zapoznać się z treścią otrzymanego powiadomienia, zawierającego termin odwołania. Te limity czasowe określone są przepisami prawa podatkowego i nie podlegają przedłużeniu. Podatnikom wysyłającym wniosek lub petycję pocztą zalecamy skorzystanie z opcji przesyłki poleconej lub z potwierdzeniem odbioru.

Podatnik może występować we własnym imieniu lub może wyznaczyć pełnomocnika do reprezentowania go w sprawie. Upoważniony pełnomocnik musi posiadać formularz upoważnienia, aby mógł występować w imieniu podatnika Formularz POA-1 (Form POA-1).

Podatnikowi nie przysługuje prawo do przesłuchania, jeśli zalega z podatkiem, odsetkami lub karą z powodu:

  • błędu matematycznego lub pisarskiego popełnionego na rozliczeniu podatkowym,
  • zmiany dokonanej przez IRS w rozliczeniu z podatku federalnego,
  • nieuregulowanej całości lub części należności podatkowej z tytułu rozliczenia podatkowego podanej w rozliczeniu podatkowym.

Konferencja pojednawcza (Conciliation conference)

Konferencja pojednawcza to szybszy i tańszy sposób na rozwiązanie kwestii będącej przedmiotem protestu bez przeprowadzania oficjalnej rozprawy. Ta konferencja przeprowadzana jest w sposób nieformalny przez mediatora, który dokona weryfikacji zaprezentowanego materiału dowodowego, aby podjąć sprawiedliwą decyzję. Po zakończeniu konferencji mediator prześle podatnikowi proponowane rozwiązanie w postaci formularza zgody. Nakaz wydany w wyniku postępowania pojednawczego będzie wiążący, chyba że podatnik złoży petycję na formularzu TA-100 (Form TA-100) w Wydziale Apelacji Podatkowych. Prosimy zapoznać się z treścią otrzymanych wraz z nakazem informacji, aby znaleźć termin składania odwołań.

Konferencje pojednawcze nie są opcją dostępną dystrybutorom, firmom z branży transportu towarów importowanych, operatorom terminali ani firmom z branży przemysłu paliwowego, w sprawach dotyczących podwyżki kwoty zabezpieczenia lub innego rodzaju gwarancji. Te kwestie są rozpatrywane wyłącznie przez Wydział Apelacji Podatkowych.

Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w części Conciliation conference (Konferencja pojednawcza).

Rozprawa dotycząca odwołań podatkowych (Tax Appeals hearing)

Aby złożyć wniosek o zorganizowanie rozprawy odwoławczej, należy złożyć w Wydziale Apelacji Podatkowych formularz TA-100 (Form TA-100). Należy wyraźnie w piśmie wskazać konkretne działania Departamentu Podatkowego, które podatnik chce zakwestionować.

Rozprawa ma formę postępowania spornego prowadzonego przez niezawisłego sędziego administracyjnego. Zostanie ona zarejestrowana przez stenotypistę. Po rozprawie, sędzia administracyjny wyda stosowną, wiążącą decyzję w spornej sprawie, chyba że wnioskodawca lub Departament Podatków zwrócą się o dodatkowe rozpatrzenie decyzji przez Trybunał Apelacji Podatkowych. W takim wypadku Trybunał:

  • dokona weryfikacji protokołu tej rozprawy oraz wszelkich dodatkowych argumentów ustnych lub pisemnych oraz
  • wyda decyzję utrzymującą, znoszącą lub modyfikującą decyzję podjętą przez sędziego administracyjnego; lub
  • skieruje sprawę do ponownego rozpatrzenia przez sędziego administracyjnego.

W kontekście limitów czasowych, prośba o wydanie formularzy i zasad nie jest jednoznaczna ze złożeniem petycji o zorganizowanie rozprawy i nie powoduje wydłużenia limitów czasowych na złożenie petycji.

Sądowa weryfikacja decyzji: Jeżeli podatnik nie zgadza się z decyzją Trybunału Apelacji Podatkowych, może ubiegać się o sądową weryfikację decyzji. Wniosek o sądową weryfikację decyzji należy złożyć w wymaganym terminie (zwykle w okresie czterech miesięcy od otrzymania powiadomienia o decyzji Trybunału Apelacji Podatkowych wysłanego listem poleconym lub doręczonego osobiście). W przypadku niektórych kategorii podatków, składając wniosek o sądową weryfikację decyzji podatnik ma obowiązek zapłaty podatku, odsetek i kary lub złożenia zabezpieczenia tych kwot łącznie z kosztami postępowania sądowego.

Opcja Sekcji Drobnych Roszczeń: Jeżeli sporna kwota zawiera się w granicach określonych w Zasadach postępowania i procedurach Trybunału Apelacji Podatkowych, podatnik może wybrać opcję rozprawy w Sekcji Drobnych Roszczeń Wydziału Apelacji Podatkowych. Rozprawę z zakresu drobnych roszczeń przeprowadzi niezawisły urzędnik. Decyzja podjęta przez urzędnika prowadzącego rozprawę jest wiążąca i nie podlega weryfikacji przez jakąkolwiek inną jednostkę Wydziału Apelacji Podatkowych, Trybunał Apelacji Podatkowych ani jakikolwiek inny sąd na szczeblu stanowym.

Formularz TA-100 (Form TA-100) oraz Zasady postępowania i procedury Trybunału Apelacji Podatkowych są dostępne na stronie internetowej Wydziału Apelacji Podatkowych www.dta.ny.gov. Można je również uzyskać telefonicznie dzwoniąc pod numer 518-266-3000 lub pisząc na adres: Division of Tax Appeals,  Agency Building 1, Empire State Plaza, Albany NY 12223.

Need help? (Potrzebujesz pomocy?)

Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w części Potrzebujesz pomocy? (Need help?)

Updated: